事務の志望動機は何を書く?絶対書くべき5つのポイント! 

事務の志望動機は何を書く?絶対書くべき5つのポイント! 

事務の志望動機って何を書けばいいかわかりますか?事務職はどこの会社でも同じような仕事をしていると思われがちですが、社風や職務内容によって異なります。なので、その志望企業にあった志望動機を考える必要があります。事務職を目指している方はぜひ参考にしてみてください!


事務職は、バックオフィスと呼ばれる名の通り、企業全体を裏から支える仕事です。事務職と一言で言っても、一般事務、営業事務、貿易事務、経理事務、秘書など、業務ごとに複数に分類することができるので、同じ事務職でも、求められる経験や能力は異なります。

それでは、事務職に就職するためには、どのような志望動機を書けばよいのでしょうか。事務職として採用されるための志望動機の書き方やポイントを、例文を交えながらご紹介します。

事務職の仕事内容

事務職の仕事内容とは 

事務職の仕事は、必要な書類の作成や配布、来客者への対応、メール対応、電話対応などを中心に会社の基盤となる業務を広範囲に行う仕事です。事務職と言っても一般事務、営業事務、経理事務、秘書などに分類され会社によって、仕事内容が異なります。基本的にオフィスで業務を行いますが、来客者への対応など社外の方と関わることも多い仕事です。社内会議の資料の作成はもちろん、株主への株主総会への案内状など社外への発信を行う業務もあります。

求められる能力

事務職は、正確に文書を作成したり売上や経費のデータを打ち込まなければなりません。ExcelやWordなどで文書やデータ作り売上の管理や提案資料の作成などをしますので情報を正確に扱うことのできる責任感が必要です。また社内の重要な情報を扱うので社内の情報を漏らさないように情報管理ができなければいけません。そして、社内外の人と常に関わるので人と円滑にコミュニケーションを取れる能力も必要になります。


どんな人が向いてる?

細かいことをコツコツできる人や几帳面な人が向いている仕事です。また、膨大な量の情報の打ち込みを任されることも多いので、一つ一つの業務を着実にこなして、会社に貢献できる人が評価されます。学生時代のバイトで事務業務をしていた経験やサークルで会計の役割を経験したことがある人は向いています。

持っていると嬉しい資格

企業によって事務職に求める能力は異なりますが、WordやExcelで資料を作成できる能力が必要なMOS資格や、税処理の業務で使える日商簿記などの会計資格があるとアピールできます。また、社会人としてのマナーや一般常識を知っていることが評価される秘書技能検定を取得することをオススメします。

事務の志望動機を書くときの5つのポイント

①事務職に向いているアピールポイント

事務職の志望動機ではパソコンスキルや会計処理能力をアピールをしましょう。人事が一番評価するポイントは、秘書業務の大半を占める事務処理業務の資格を持っていることです。持っている場合は、資格を証明することで、アピールできますが、資格がない、未経験の場合は過去の経験や自分の性格から事務職への適性をアピールしましょう。派手な経験よりも自分がなぜやりたいか、もしその仕事に就けた場合にどのように企業に貢献できるかを明確にすることが選考突破の鍵です。

②事務経験をアピール

学生時代のバイトや前職で、事務職、総務だった人は選考でかなり優遇されると思います。しかし、事務経験がない人であっても、過去の経験から事務職への適性をアピールすることができます。経験内容を工夫をして、志望動機を考えることが採用への近道です。

③事務職に向いている性格

人を支える仕事など奉仕心がある人は事務職に向いている性格といえます。人のサポート側に回り会社の潤滑油となれる人が適材です。基本的にオフィスで仕事を行うのが事務職ですが、来客対応などの社外の人と直接関わることもありますので人とのコミュニケーションが得意な人が向いています。

④企業の求める人材を調べよう

どれだけあなたの面接内容が素晴らしくて、人柄や能力をうまく伝えることができたとしても、企業の求める人材と異なっていれば、採用してもらうことはできません。企業の求める人材は、社風、職務内容などによって異なります、なので、企業分析をしっかりして、企業の求める人材を明確にしてから、志望動機を考えましょう。

⑤なぜその会社かを伝える

「他の企業でも同じような業務がありますよ」と言われてはいけません。そのためには企業のどこに惹かれたのか、その会社だからできることは何か考えましょう。志望するということは、その会社には自分が求めているものがあるからです。そこを強調して伝えましょう。

オススメ志望動機

事務職で活かせるスキルや資格をアピール

今まで培った経験やスキル、資格をアピールしましょう。会社の即戦力になることができる人材は優遇されます。事務処理業務を正確にスピード感を持ってできることを伝えましょう。そのスキルを会社にどう活かして行きたいか盛り込むとより良いです。

サービスや商品が好きなことをアピール

志望企業の商品やサービスなどを利用していて、自分もそのサービスに携わる一員になりたい想いを伝えることができれば好印象を持ってもらえます。志望企業でなければいけない熱意が伝えやすい志望動機であることがオススメです。

パソコン業務が得意

秘書の仕事の大半がパソコンで行われます。なので、タイピングやExcel、PowerPointのスキルがある人は優遇されます。資格を持っているならば、アピールしましょう


NG志望動機

人付き合いが苦手はNG

コミュニケーションが苦手や人見知りなど、事務職で必須とされている能力が欠けている人は評価はされません。

パソコン業務が苦手

秘書の仕事の大半がパソコンで行われます。なので、タイピングやExcel、PowerPointのスキルがない人は、評価してもらえません。

「未経験でもできるから」はNG

未経験でもできることを志望動機にするのは辞めましょう。企業側としては主体的に勉強できる人を採用したいです。なので、未経験でも応募できることを志望理由とする人は受け身であるイメージを持たれて、評価してもらえません。

給与待遇面はNG

給与待遇面を志望動機にするのは避けましょう。志望している会社だから入りたいという熱意があることを伝えましょう。他の会社でもできる志望動機は人事からいい評価はもらえません。

志望動機の例文

志望動機例① 

私が御社を志望した理由は、人を影からサポートすることが好きで向いていると感じたからです。私は学生時代にマネージャーを経験して、メンバーが最大限力を発揮できるよう裏方の仕事に徹し、試合の分析と記録をしたり、メンバー勧誘の為のチラシの作成、学校への提出書類の作成などをしておりました。この経験は、自分がサポートに回ることが好きである気づくきっかけになりました。御社でも同じように営業チームが最高のパーフォマンスを発揮できるよう貢献したいと思い志望しました。

志望動機例②

私は、前職では接客業を行っておりました。常にお店や会社の代表としてお客様に接することで自然に、言葉遣いや人への接し方が変わり、礼儀作法や接客対応が改善されました。その結果、接客コンテストで表彰されるようになりました。御社のサービスをより多くの人に届けるために、御社の来客対応や電話対応でコミュニケーションを円滑に図り、企業のイメージを向上させたいと思い御社を志望しました。

志望動機例③

私の志望理由は、御社の〇〇商品をより多くの人に届けたいからです。私は〇〇商品の愛好家で素晴らしさを知っていますが、その認知をより拡大するためにはバックオフィスの充実は欠かすことができないと思います。私は、日商簿記2級とMOS資格を学生時代に取得しましたので情報処理で御社の〇〇商品を支えて、より多くの人に商品を届けたいと思い御社を志望しました。
 

まとめ

最後まで読んでいただきありがとうございました。

志望動機がいかに重要かわかっていただけましたでしょうか?紹介させていただいた、ポイントや例文が少しでもお役に立てればと思います。


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