【例文あり】退職の挨拶メールを社外に送るときのマナーは?

【例文あり】退職の挨拶メールを社外に送るときのマナーは?

退職の挨拶メールのマナーはご存知ですか?どのような文なら相手に失礼にならないのか?社外の人にも送るべきなのか?初めての場合、正しいマナーがわからないかと思います。自己流で送り、恥をかいてからでは遅いので、この記事を参考にしてみてください。

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退職するときには、職場の人やお世話になった人たちに退職挨拶をしなければなりません。そんなとき、メールで退職挨拶を送る場合もありますよね。しかし、どんな文章を書けば良いか、タイミングはいつがいいか迷ってしまう人も多いと思います。

退職挨拶メールは最後にお世話になった人たちに感謝を伝えるためのものなので、きちんとマナーを守って送りたいものです。そこで今回は、退職挨拶メールについて送るタイミングやマナー、例文などを紹介して行きます。

なぜ退職挨拶メールを書くの?

退職挨拶メールは退職することを周囲に伝えたり、職場でお世話になった人たちに感謝の気持ちを表したりする目的があります。退職した後も、前の会社の人と再び一緒に仕事をする機会があったりと人の縁は続いていくものです。退職する際の印象が悪いとその後の付き合いにも支障が出てしまうかもしれません。したがって、退職挨拶メールを送って感謝の気持ちを表して良い印象を残すことは大切なことなのです。さらに、退職挨拶メールにもいくつかのマナーがあるので、きちんとマナーを守れる人だという印象をもってもらえるように以下の項で説明することに注意して退職挨拶メールを書きましょう。

退職挨拶はメールで本当にOK?

退職の挨拶をメールだけで、済ますのは失礼ではないか?と思う人も少なくないと思います。

現代では、メールがビジネスシーンで一般的に使われるツールとなっているので、退職挨拶であってもメールを使って失礼になるということはありません。

ただし、退職挨拶メールだけでは、なんだかそっけない感じがでてしまうので、お世話になった人に関しては手紙を送ったり挨拶回りをすることをおすすめします。また、退職までに直接会う機会がある人にも退職の挨拶しておくと良いでしょう。

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退職挨拶メールを送るタイミング

退職が決まってから実際に退職するまでにはある程度期間があります。退職挨拶メールはどのタイミングで送るべきなのでしょうか?

そのタイミングは送る相手によって違います。

(1)社内へ送る場合

社内へ送る退職挨拶メールはお世話になった人たちへの最後の挨拶という意味合いを持ちます。したがって、最終出勤日に送るlことがベストでしょう。時間帯としては、業務が忙しい時間帯を避けるために定時の1時間前から退社までの時間に送るのが良いです。

ただし、それぞれの会社の慣習がある場合はそれに従って退職挨拶メールを送りましょう。

(2)社外へ送る場合

社外へ退職挨拶メールを送る目的は、取引先に退職を知らせることと後任の引き継ぎをスムーズにすることなので、なるべく早く送るのが良いです。最終出社日から三週間前、遅くとも二週間前には送りましょう。

なるべく早く送ると、引き継ぎ作業も余裕をもって行うことができ、取引先にも丁寧ですよね。これで取引先に良い印象を与えることができます。

退職挨拶メールの一斉送信はあり?

退職挨拶メールを一斉送信するのは手を抜いているようで失礼になるかもしれないと思う方もいると思います。

しかし、退職挨拶メールは在職中にお世話になった人や関わった人すべてに送らなければいけません。数えるとかなりの大人数であり、それらすべての人に個別にメールを送るのは大変ですよね。

受け取る側もそのような状況を理解してくれるものです。しっかりマナーを守ってメールを送れば、一斉送信でも決して失礼になることはありません。

退職挨拶メールを書く時のマナー

(1)社内へ送る場合

内容は簡潔に

一斉送信で送る退職挨拶メールは読み手が業務中にすぐに読めるように、内容を簡潔に書くことが重要です。

件名は一目見て退職挨拶のメールだということがわかるものにして、退職理由は詳しいことは書かずに「一身上の都合」とだけ書いておきましょう。
ただし、退職後の連絡先などは、退職後も前の会社の人と関係を続けていきたい場合に書くのはかまいません。

個別のメールは感謝の気持ちを詳しく

大人数に退職挨拶メールを送る場合は一斉送信を利用しますが、特にお世話になった人には個別に違う内容のメールを送りたいですよね。

そのような場合には、感謝の気持ちをより具体的に表したメールを送りましょう。詳しく書くために、仕事でお世話になったエピソードなどを書くと相手も喜んでくれるメールになります。

会社の不満はかかない

最後の退職挨拶をするメールで会社の不満を書くのは絶対にしないでください。

あくまでも、退職前の最後に感謝の気持ちを表して良い印象で会社を去るために送るものなので必要なこと以外は書かないようにしましょう。

(2)社外へ送る場合

後任のことを知らせる

社外に送る退職挨拶メールの目的の一つは、後任の引き継ぎをスムーズにすることです。したがって、その後に直接挨拶に行く場合でも退職挨拶メールで後任の名前などを伝えるのが良いでしょう。

退職挨拶メールで退職することを伝えて、後任の情報を取引先に何も伝えないと相手も不安になってしまいます。退職するときには少なからず周りに影響があるので、その後の仕事がスムーズに行えるように配慮しましょう。

退職後の連絡先をかかない

社内の場合は、その後も連絡を取るために退職後の連絡先をメールに記載しても大丈夫だと説明しましたが、社外へのメールで退職後の連絡先を書くのはNGです。

取引先などの社外とのつながりは会社を通してできたものです。そのつながりを退職後の私用で利用するのは公私混同しているという印象や会社の顧客情報を勝手に使っているという誤解を与えます。

(3)その他のマナー

一斉送信の場合は送付先をBccに入れる

一斉送信をする場合は、メールを送った相手同士でメールアドレスが互いに知られないようにするために必ず送付先をBccに入れましょう。

メールを送る相手の個人情報を守るために一斉送信する場合は少し注意が必要です。

上司には一斉送信しない

先に述べたように特にお世話になった人には一斉送信ではなく、それぞれにメールを書くことをおすすめしました。

上司に送る場合も一斉送信をすると少し失礼な印象に持たれることがあるので、内容は同じでも良いですが、個別に送ることをおすすめします。上司には仕事で特にお世話になっていると思うのでそれを思い出して、丁寧にメールを送りましょう。

退職の挨拶をメール で済ます時の例文

社内向けと社外向けの退職挨拶メールの例文を紹介します。

(1)社内へ送る場合

件名:退職のご挨拶(名前)

本文:
〇〇部〇〇課の皆様

お世話になっております。
このたび、一身上の都合により三月末で退職することとなりました。
本来ならば直接伺ってご挨拶をすべきところメールでのご挨拶になったことをお詫び申し上げます。


在職中はたくさんの方に大変お世話になり、誠にありがとうございました。
この会社の業務を通して、さまざまなことを学ばせていただいて成長することができました。本当に感謝しております。

退職後の連絡先は下記のものとなりますので、何かありましたらこちらにご連絡ください。

電話:000-0000-0000
メールアドレス:aaaa_aaaa@××××.ne.jp

末筆ではございますが皆様のご健康、ご活躍を心からお祈り申し上げます。
今まで本当にありがとうございました。

-------------------
名前
〒000-0000
○○県○○市○○0-0-0 
電話:000-0000-0000
メールアドレス:aaaa_aaaa@××××.ne.jp

--------------------

(2)社外へ送る場合

件名:退職のご挨拶

本文:
株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。
株式会社〇〇 〇〇部の〇〇です。

このたび、一身上の都合により三月末で退職することとなりました。
在職中は、〇〇様に何かとお力添えをいただき、誠にありがとうございました。
本来ならば直接伺ってご挨拶をすべきところメールでのご挨拶になったことをお詫び申し上げます。

後任は以前ご挨拶させていただいた〇〇が努めさせていただきます。

末筆ではございますが、貴社のご発展と〇〇様のますますのご活躍を心からお祈り申し上げます。

-------------------
名前
〒000-0000
○○県○○市○○0-0-0 
電話:000-0000-0000
メールアドレス:aaaa_aaaa@××××.ne.jp

--------------------

退職挨拶メールをもらったら返信は必要?

退職挨拶メールの書き方について紹介しましたが、退職挨拶メールを受け取った場合はどうすればよいのでしょうか?

この場合、返信は必須ではなく、返信しなくても失礼な行為にはなりません。また、退職挨拶メールは一斉送信しているときもあるので返信しないのが一般的な場合もあります。

親しい人や感謝の気持ちを伝えたいときだけ返信するようにしましょう。

まとめ

今回は退職挨拶メールについて紹介しました。

メールがビジネスシーンで一般的なツールとなっている現代なので、退職挨拶のときも活用してみましょう。

ただし、メールでも基本的なマナーがあるのでそれらをきちんと守って、感謝の気持ちを伝えましょう。退職挨拶メールで良い印象を残して会社を去ることができるように今回の記事を参考にしてみてください。

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新卒で入社した会社を8ヶ月で退職しました。
経験者だからわかる退職ノウハウを書きます!

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