退職の挨拶で渡す手紙は喜ばれる?感謝の気持ちが伝わる文章

退職の挨拶で渡す手紙は喜ばれる?感謝の気持ちが伝わる文章

退職する時にお世話になった方にはしっかりと感謝の気持ちを伝えたいですよね?メールや口頭の挨拶だけだと、少し寂しいと感じた時に手紙を書こうと思ったことはありませんか?しかし、正式な手紙にはマナーがあります。誰に渡しても恥ずかしくない手紙の書き方を紹介します。

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退職をするときには、お世話になったひとに退職の挨拶をするのがマナーです。そのときに、手紙で感謝の気持ちを伝えたいという人は少なくないと思います。

しかし、手紙だと形式ばっているイメージがあるために書きにくいという人も多いのではないでしょうか?

そこで今回は退職挨拶の手紙のマナーや書き方について紹介します。

基本的なマナー

(1)退職については簡潔に書く

退職の挨拶の手紙では、感謝の気持ちを詳しく伝えたいので退職についての話は簡単に書いておきましょう。退職についての内容は、退職日や退職理由などだけで構いません。また、退職理由も詳しいことは書かずに「一身上の理由」としておきましょう。

あくまでも、退職の挨拶と感謝を伝える手紙なので、会社を批判する内容を書くようなことは絶対にしないでください。

(2)感謝の気持ちを伝える

退職の手紙で一番大切なことは感謝の気持ちを伝えることです。

勤務していた会社にはお世話になった人がたくさんいると思います。お世話になったことを詳しく書いて、そのことに対する感謝の気持ちを書きましょう。

手紙を送る相手

手紙を書く際にどれくらい関わりがあった人に手紙を送ればいいか迷ってしまいますよね。

退職する会社にはこれからも関わることがある人がいるかもしれません。そんなときのために退職するときの印象は少しでも良いほうがいいでしょう。したがって、少しでも関わりがあった・お世話になったという人には手紙を書きましょう。

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手紙を送るタイミング

(1)社内向け

社内への退職挨拶は最後の挨拶になるので、会社で別の慣習がない限り、最終出勤日に手紙を渡しましょう。丁寧さが伝わるようにお礼の言葉を言って、直接手渡しすることをおすすめします。

(2)社外向け

取引先などの社外に対する手紙は、引き継ぎなど退職後について相談する必要があるのでなるべく早く送りましょう。引き継ぎの時間が十分に取れないと、後任の人に迷惑がかかったり、取引先への印象が悪くなったりします。したがって、社外への手紙は退職することが公開されてからすぐに送ると良いでしょう。

手紙の基本構成

手紙を書く際は手紙のルールをきちんと守って書きましょう。
手紙は基本的に次の4つの項目からなっています。

(1)前文

「拝啓」と時候の挨拶を書きましょう。

(2)主文

手紙の内容を書きます。先に述べたように、退職についての概略は簡潔に書いて、感謝の気持ちを詳しく書きましょう。

感謝の気持ちがより伝わるように手紙を書くには、手紙の相手にお世話になったエピソードとそのときの気持ちを具体的に書くと良いでしょう。具体的なエピソードを書くことで相手もその時のことを思い出し、自分の行動が人のためになったことに気づいて嬉しい気持ちになるでしょう。

(3)末文

締めの挨拶と「敬具」を書きましょう。

(4)後付け

日付・氏名・あて名を書きましょう。

このとき、あて名は自分の氏名より上に書くようにしましょう。また、手紙が2枚になるときは、2枚目が後付けだけにならないように注意しましょう。

例文

退職の手紙の例文を項目ごとに紹介します。

(1)前文

「拝啓 時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。」
「時下」とは「このところ」、「今現在」という意味を表し、年中使える時候の挨拶です。

「拝啓 春風の候ますますご活躍のこととお喜び申し上げます。」
多くの人が異動や退職をする春に使える時候の挨拶です。

(2)主文

主文には退職についてと感謝の気持ちを伝える内容を書きましょう。

社内向け手紙で感謝の気持ちを伝える内容には、手紙を送る相手のおかげで自分が成長したこと・助けられたことなどを書くと相手に喜んでもらえる手紙になります。

社外向けの手紙には後任についての内容も書きその後の引き継ぎについても知らせる手紙にしましょう。

・社内向け

「この度、一身上の都合により、3月31日をもって退職することとなりました。

在職中は〇〇さんに多くのことを教えていただき、仕事に役立てることができました。大変お世話になりました。
〇〇さんがいつも指示を出してくださったおかげで私は効率的に仕事をこなすことができていました。仕事でミスをして落ち込んでいたときに〇〇さんがご自身の経験談を話してくださったことで私も前を向けるようになりました。
〇〇さんのように後輩を指導していけるようにこれからも精一杯頑張りたいと思います。」

・社外向け

「この度、一身上の都合により、3月31日をもって退職することとなりました。

〇〇様には、様々なことにおいて、お力添えいただきましたことを改めて御礼申し上げます。
後任は〇〇部の〇〇が努めさせていただきます。後日改めてご挨拶に伺いますので、ご指導のほどよろしくお願いいたします。
また、本来ならば直接ご挨拶に伺うべきところを手紙でのご挨拶になりましたことを心からお詫び申し上げます。」

(3)末文

「末筆ではございますが、貴社のますますのご発展と〇〇様のさらなるご活躍を心よりお祈り申し上げます。 敬具」

(4)後付け

「平成〇年〇月〇日     氏名 
あて名」
前の項でも述べましたが、あて名は必ず自分の氏名より上に書きましょう。

メールで退職挨拶をする場合

退職をするときに、退職の挨拶は基本的なマナーであり、良い印象を持ってもらうためにとても重要なことです。退職するとはいえ、縁は一生続くものなので悪い印象は残すべきではありません。

しかし、退職する前は、引き継ぎ作業などで忙しく、一人一人に手紙を書く時間を取れない人もいると思います。では、退職の挨拶をするときにメールを使うことは失礼になるのでしょうか?

メールはビジネスシーンで一般的なものになっているので、退職の挨拶をメールですることも構わないでしょう。また、たくさんのメールを書くのも結構時間がかかるものなので、一斉送信をするのも良いでしょう。
ただし、退職日には直接退職の挨拶と感謝の気持ちを述べましょう。

メールでの退職挨拶も一般的になっていますが、やはりとてもお世話になった人には、手紙で丁寧に感謝の気持ちを伝えるのも良いと思います。手紙は形に残るものなので、受け取った方もメールや口頭より喜びが大きいと思います。

退職する人への手紙

今回の記事では、自分が退職するときの挨拶の手紙について紹介してきましたが、同じ職場の上司が退職するときなど、退職する人へ手紙を渡したいという場合もあるでしょう。

退職する人への手紙は絶対に書かなくてはいけないものではありませんが、お世話になった上司などには手紙で感謝の気持ちを伝えるのも良いでしょう。

手紙の内容は、自分が退職するときの手紙と同じように、お世話になったエピソードや手紙を送る相手のおかげで自分が成長したことを書き、感謝の気持ちを述べましょう。また、今後の活躍を祈る内容も書きましょう。

まとめ

いかがでしたか?

今回は退職するときの挨拶の手紙について紹介しました。
SNSが主流になった現在、手紙はますます気持ちを丁寧に伝えるのに適したものとなっていると思います。お世話になった人に感謝を伝えたいという気持ちがあるのなら、手紙という手段を使ってみるのも良いのではないでしょうか?

ただし、手紙にもルールや基本的なマナーがあるので、それらのルールやマナーを守って、手紙を書きましょう。

また、相手により喜んでもらえる手紙にしたいのであれば、具体的なエピソードを挙げて、「なぜ感謝しているのか」を明確に書くことが重要です。

この記事を参考に感謝の気持ちが伝わる退職挨拶の手紙を書いてみてください。

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新卒で入社した会社を8ヶ月で退職しました。
経験者だからわかる退職ノウハウを書きます!

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