【必見】仕事を辞める時にメール連絡はあり?退職マナー!

【必見】仕事を辞める時にメール連絡はあり?退職マナー!

仕事を辞めたいけれど、上司に退職の意思を言い出せない。メールで伝えることができれば、気持ちが楽なんだけど常識的に大丈夫かな?このように思ったことはありませんか?メールで退職意思を伝えることがマナー違反かどうか説明していきます!


会社を辞めると決めても、上司に退職することを言い出せない人は少なくないと思います。面と向かって、長年お世話になった上司に会社を辞めたいと言うのは、勇気がいることですよね。そこで、この記事では、メールで退職を伝えることできるのかについて説明します。さらに、退職が決まった後に社内や社内の人へ送る退職挨拶メールについても紹介します。

1. 退職を上司に伝えるメール

退職の意思を上司に伝えるメールについて紹介します。

退職することをメールで伝えてもいいの?

そもそも、退職することをメールで伝えてもいいのでしょうか?

法律上では、退職の意思を伝える手段は、口頭や退職届の提出に限定されていないので、メールで退職を伝えることに問題はないです。

退職をメールで伝えることのメリットとデメリット

法律上では、退職を伝える手段はメールでも構わないと説明しましたが、「退職の意思をメールで伝えるのは失礼」と考える人は多いのではないでしょうか?

そこで、メールで退職の意思表示をすることのメリットとデメリットについて紹介します。

・メリット

メールで退職を伝えることのメリットは3つあります。

(1)顔を合わせなくていい

退職というのは良い知らせではないので、直接では言いにくいものです。しかし、メールは一方的に送るものなので、タイミングや相手の顔色をうかがう必要はありません。退職を伝える場合には、メールの方が楽に伝えられます。

(2)退職の意思表示をしたことの証拠となる

メールはデータとして残る物なので、退職の意思を伝えた証拠になります。後で、会社と言った言わないの問題に発展することもないです。
ただし、後になって、上司がメールを見ていなかったと言う可能性もあるので、メールの返信も保存して置くと良いでしょう。

(3)会社から引きとめられることがない

退職することを伝えるときに、よくあるのが会社からの退職の引きとめです。中には、罵声を浴びせるなど強硬手段を使って引きとめをする人もいます。直接引きとめられると、逃げられずに退職できない状況が続く可能性もあります。しかし、メールで伝えれば直接引きとめられることもないので引きとめを拒否しやすいですよね。

・デメリット

次に主な2つのデメリットを紹介します。

(1)手続き時に会社に行きづらい

会社を退職すると伝えた後には、退職手続きを行わなければなりません。退職手続きの中には、直接会社に行って行うこともあるでしょう。メールで退職を伝えると、その後に会社に行きづらくなってしまいます。

(2)トラブルになる可能性がある

メールで退職すことを伝えて、その後に退職まで会社に行けないとなると、引き継ぎもできないので会社側からすると迷惑行為になってしまします。メールだけでは、やりとりしづらいので、引き継ぎや退職手続きに関するトラブルが起こる可能性もあります。
メールは退職を切り出す手段として考え、その後にはしっかり会社に行って、もう一度上司に退職することを伝えるのがよいでしょう。

退職のメールの基本的なマナー

退職を伝えるメールの基本的なマナーは2つあります。

(1)退職の意思を伝える相手を明確にする

退職を伝えるときに、誰に伝えればいいかを考えるのは重要です。直属の上司、人事、社長と送るべき相手は人それぞれなので、自分の会社で退職を伝える相手は誰なのか考えてメールを送りましょう。

(2)「退職願」ではなく「退職の相談」として送る

先に説明したように、退職する際にメールだけで連絡するのは、トラブルのきっかけになります。したがって、正式な退職願としてのメールではなく、退職を切り出すための相談という形でメールを送ると良いでしょう。

他の退職の意思表示の方法

メールで退職することを伝えることは簡単なので、メールで済ませてしまいたくなりますが、会社からすると直接伝えてもらった方がいいはずです。したがって、メールで退職を切り出した後に、別の方法で直接退職を会社に伝えましょう。
ここで、メール以外の退職の意思表示の方法を説明します。

(1)口頭で伝える

直接口頭で上司に退職することを伝えると、退職するまでの流れなども相談できます。退職の話を上司にする際は、「折り入ってお話がありますので、後ほどお時間をいただけないでしょうか?」と声をかけて、話しましょう。

(2)退職届を提出する

退職をする時の一般的な手順は、

①退職する意思を上司に直接口頭で伝える
②上司が退職の了承をする
③退職届の作成・提出をする

という流れです。

退職届には、退職する明確な日付を記載するので、その日付を上司と相談・調整する必要があります。そのため、退職届を作成する前に上司に口頭で退職することを伝えて相談するのが好ましいでしょう。しかし、何らかの都合で一刻も早く退職したい場合には、上司に話をする段階で退職届を用意しておき、その場で上司と相談して退職する日付を記入し、提出しても構いません。

2. 退職が決まった後に書く退職挨拶メール

次に、退職が決まった後に上司や同僚に退職することを伝える退職挨拶メールについて紹介します。

退職挨拶メールの目的

退職挨拶メールの目的は2つあります。

(1)感謝の気持ちを伝える

お世話になった上司・同僚・後輩には感謝の気持ちを伝えるべきです。しかし、退職するまでにバタバタしてちゃんとした挨拶ができない場合もあるでしょう。
そこで、メールを使ってこれまでの感謝の気持ちを伝えましょう。

(2)最後の印象を良くする

退職後、転職する場合は縁あって前の会社の人と仕事をすることもあるでしょう。そのときに取引先としてやりとりする可能性を考えると、最後の印象を良くしておくことは大切です。メールはデータとして残るものなので誤りがないように送りましょう。

退職挨拶メールの基本的なマナー

退職挨拶メールの基本的なマナー3つのマナーについて紹介します。

(1)社内へのメールは最終出勤日

退職挨拶メールを送るときに、タイミングを考えることは重要です。社内の場合には、感謝を伝える最後の挨拶となるので広報されてすぐ送るのではなく最終出勤日に送るようにしましょう。ただし、社内の慣習がある場合はそちらを優先するべきです。また、時間帯としては、業務に支障が出ないように9時~16時は、業務上で重要なやりとりが行われる場合もあるため、定時から1時間~退社までの時間に送ると良いでしょう。有給消化をする場合は、有給に入る前の最終日に送っておくと良いです。

(2)社外へのメールは退職日の2~3週間前

社外に退職挨拶メールを送る場合は、社内と違って、なるべく早いほうが良いです。理想は、最終出社日から2~3週間前がいいです。この理由は、後任者にスムーズに引き継ぎをしてもらうためと取引先に「この人は仕事を計画的に進められる人だ」という印象を与えるためです。退職しても人脈は続くものなので、最後まで良いイメージを保って退職しましょう。

(3)一斉送信でも大丈夫

退職挨拶メールを送る相手は、お世話になった方々全員で、社外にも送る必要があります。そのため、かなり大人数に送ることになってしまいます。挨拶メールを一斉送信するのは相手に対して失礼ではないのかと思う方もいるかもしれませんが、文面で感謝の気持ちを表せば、相手にもしっかりと感謝が伝わります。もちろん、直接お礼を伝えることが一番良いので、退職までに会う機会があれば、しっかり直接感謝の気持ちを伝えましょう。

退職挨拶メールの注意点

退職挨拶メールの注意点は2つあります。

(1)社内への挨拶メールはシンプルに

挨拶メールには、退職の挨拶だけを書くシンプルなメールにしてください。退職理由などを細かく書く必要はありません。件名は、メールの内容が退職の挨拶と一目で分かるようにしましょう。社内で今後も連絡を取りたい方がいる場合は、退職後の連絡先を書いても構いません。

(2)社外への挨拶メールは退職の連絡をするもの

社外へのメールも社内のものと基本的に変わりませんが、退社日を明記したり、後任者の紹介をすることが大切です。自分が退職したあとも、会社と取引先の関係が続いていくことを考えて、その後の仕事がスムーズに行われるようにしましょう。また、今の会社の顧客情報を利用しているという印象を与えてしまうので退職後の連絡先は書かないようにしましょう。

3.まとめ

いかがでしたか?
退職する時、上司や同僚にそのことを伝える際にメールは大変便利な手段です。ただし、上司に退職の意思を伝えるメールを送るときは、退職を切り出す手段として使い、トラブルが起きないようにしましょう。

また、退職挨拶メールを書くときは、基本的なマナーを守って感謝の気持ちを伝え、最後まで良い印象を残して退職しましょう。

この記事のライター

新卒で入社した会社を8ヶ月で退職しました。
経験者だからわかる退職ノウハウを書きます!

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