退職届をメールで送るのはアリ?効力と注意点、送り方を説明!

退職届をメールで送るのはアリ?効力と注意点、送り方を説明!

上司に退職届を直接提出するのが難しいという場合に、メールで提出する方法を思いつくかと思います。しかし、退職届をメールで提出してしまうと効力が失われてしまうのだろうか?マナー違反となるのだろうか?と心配になるかと思います。この記事では、退職届をメールで提出することの効力と注意点、送り方を説明します!

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「直接上司に退職届を出しにくい」「退職届を出すのが面倒だからメールで済ませたい」など、退職届をメールで提出したいと考えている人は少なくありません。今回は、退職届をメールで出すと有効なのか、またメールでの提出の仕方などを解説していきます。よくある質問も最後にお答えしますので、参考にしてくださいね。

退職届とは

退職する際に、「退職届」と「退職願」を混同してしまう人も多いですが、それぞれにしっかりと意味があり、その時の状況によって出す種類が異なります。ここでは、退職届と退職願についてご説明しましょう。

退職届とは

退職届とは、会社や経営者に対して「一方的に退職を宣言する書類」です。経営者や上司などと話し合うことをせずに「辞めさせていただきます」という意味があり、何を言われても退職する気持ちを強く持っている場合に適しています。

 

退職願よりも厳格な位置にある退職届ですので、一度提出し受理されてしまったら撤回することはできません。退職意思が固まった後に提出しましょう。また、先に会社と退職の話し合いがまとまっており、「退職届を出してくれ」と言われることもあります。この場合は、会社側として労働契約を解消する合意に至ったという証拠を残したいために提出を求めています。

退職願との違い

退職願とは、会社や経営者に対して「退職させてください」と「お願い」をする書類です。双方が合意の上で初めて正式な書類として見なされるため、退職願を提出した時点ではまだ「申し込み書類」として判断されます。

 

退職届は撤回できないのに対して、退職願はまだお願いをしている書類なので撤回可能です。退職願を提出したのちに、上司との話し合いで退職しないことにすることもできます。そのため、これから退職したいと申し出るに当たって書面で提出しておきたいという人に適した書類です。自分が退職したいとどのくらい本気で考えているかによって、退職届と退職願で出すべき書類が異なりますので覚えておきましょう。

一般的な退職届の提出方法

先にもご説明した通り、退職届は「自分の意思がはっきりと決まっており、一方的に退職を宣言する場合」や「あらかじめ退職の話がまとまっており、退職を撤回することがない場合」などに提出する書類です。そのため、流れとしては以下のようになります。

 

上司との話し合いにより退職が決定→「退職届」を提出→退職

 

また、退職届は一般的に「便箋」に書き「封筒」に入れて提出します。A4の大きさのシンプルな便箋に縦書きで作成しましょう。手書きで書いても良いですし、パソコンで作成しても大丈夫です。

退職届を上司に直接提出できない理由

いざ、退職届を作成したのに上司に直接提出できない場合も珍しくありません。どのような状況なのでしょうか。3つ例を挙げてご紹介します。

上司が退職届を受け取ってくれないから

退職届を提出しようとしても、上司が受け取ってくれないケースもあります。様々な事情が考えられますが、多いのは「上司からの嫌がらせ」や「退職を引き止めたくて受け取らない」ことです。

 

上司が退職届を受け取ってくれない場合は、仕方がないため上司の上司などさらに上の地位の人に退職届を提出しましょう。一般的には、直属の上司を飛ばして退職届を提出すると、人間関係のトラブルに巻き込まれてしまう可能性があるのでおすすめできません。しかし、直属の上司が話を聞いてくれず退職届を受け取ってくれないのならば仕方がないため、上司の上司や信頼できる他部署の上司などに相談しましょう。

直接、退職届を提出する勇気がないから

上司に直接退職届を提出する勇気がないため、渡せないと悩んでいる人も珍しくはありません。例えば、日常的に上司からひどいパワハラを受けている人は、その上司に退職届を渡しづらいですよね。退職届を提出したら、さらにひどいパワハラを受けてしまうのではないかと心配になってしまうでしょう。

 

このようなケースでも、前述の通り、上司の上司など他の頼れる上司に退職届を提出することをおすすめします。パワハラをしてくる張本人にわざわざ退職届を提出することはありません。臨機応変に、自分の意思をしっかりと聞いてくれる人を探しましょう。

 

また、このようなケースの場合は、メールで退職届を提出する人もいます。メールでの退職届に関しては後述します。

退職届を書くのがめんどくさいから

多くの場合、退職届は手書きされています。先にもご紹介した通り、退職届は手書きするか、パソコンで打って印刷するかが一般的です。しかし、正式な書類なので手書きしていて間違えたら、書き直したり訂正印を使って修正することが求められます。こうした、厳格な書類の作成は緊張して、面倒に感じる人も多いでしょう。

 

面倒だからといって退職届を作成しなければ、上司に渡すことができません。退職はしたいけど、退職届を書きたくなくて退職するのを我慢しているという人もいるかもしれません。

退職届はメールで提出しても効力があるのか?

ここで、退職届をメールで提出しても問題はないのかについてご説明していきます。

法律的には問題ないので効力はある

結論から言うと、退職届をメールで送付しても問題はありません。なぜなら、退職届に関する法律は以下のように決められているからです。

 

当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる。この場合において、雇用は、解約の申入れの日から二週間を経過することによって終了する。

(民法627条1項)

 

この法律によって、退職の意思を伝えたら2週間で退職できることが定められています。しかし、この法律の中に「書面にて申し入れなければならない」などの申し入れの形式は記載されていません。したがって、退職届(退職の意思)をメールで送付しても法律的には効力を発揮するということです。

マナー違反となる

前述の通り、退職届をメールで送付することは法律上問題はありません。しかし、社会人のマナーとしてはあまり良いとは言えないでしょう。社会人のマナーとは様々ですが、一般的にはお世話になった会社や上司・同僚などに退職の挨拶をして菓子折りなどを持っていきます。

 

退職届とは、退職を一方的に宣言する書類のことです。それをメールで送りつけるということは失礼に当たります。メールというのは、自分の意思や意見を一方的に相手に伝えるツールです。そのメールを使って退職届を送るのは、社会人のマナー違反として捉えられてしまうでしょう。

メールで提出するのは最終手段

どうしても直接退職届を提出することができないという人は、メールで提出すると良いです。先にも述べた通り、メールで退職届を提出することで、「社会人としてのマナーがなっていない人」などと周囲に思われてしまいます。したがって、円満退職は望めません。

 

何らかの理由で直属の上司に退職届を渡せない、もしくは渡したくない人は、上司の上司や信頼できる他部署の上司に提出することをおすすめします。小さな会社などで、社長に渡さなければならないのに社長からのパワハラが原因で退職したいという人は、メールで退職届を提出することも一つの手段です。

 

しかし、何度も述べるように社会人としてマナー違反となることを考えると、メールでの提出は最終手段としておくようにしましょう。

退職届をメール提出する方法

どうしても直接退職届を提出できない場合、メールで送付します。その場合の提出方法をご紹介します。

退職届のメールで記載すべきこと

退職届の内容は、書面でもメールでも同じことを記載します。退職届をメールで送る際のポイントは以下の通りです。

 

・退職届の提出日

・退職希望日

・氏名、所属部署等

・宛先

・退職理由

 

これらの項目がしっかりと記載されているかを確認してから送りましょう。

 

退職理由に関しては、会社都合の場合と自己都合の場合で異なります。会社都合で退職する場合には「業績悪化により」などと、会社から言われた理由を記載します。自己都合で退職する場合には「一身上の都合により」と記載するのが一般的です。

 

パソコンのWordやPDFで退職届をメールに添付して送信しましょう。

退職届メールのテンプレ

作成した退職届のデータをメールに添付して送信する際の、メール本文は以下を参考にしてくださいね。

 

【例文】

営業部 営業二課 部長◯◯様

 

お疲れ様です。

私、この度一身上の都合により勝手ではございますが、平成◯◯年△△月××日に退職致します。

つきましては、手続きにおいてなど、今後のことをご相談させていただけましたら幸いです。

宜しくお願い致します。

 

平成◯◯年××月△△日

営業部 営業二課 ◯◯(氏名)

 

 

メールの本文では、「宛先・退職理由・退職希望日・今後の手続きの相談・氏名」を必ず記載するようにしましょう。会社へのお礼の挨拶文を添えても良いですが、直接手渡しできないほどの関係ならば、無理して感謝の言葉を記載しなくても問題ありません。

退職届メールの件名

退職届を提出するメールの件名は、以下のように記入しましょう。

 

例)【退職届】◯◯(氏名)

 

このように、メールの受信トレイのどこにあっても「誰からの退職届か」ということがはっきりと分かるようにしておきましょう。

 

退職届をメールで送ることをマナー違反だと分かっている場合、件名に「退職届」と記載することに気が引けてしまうとして、無題で送信したいという人もいます。しかし、そもそもビジネスの場で無題のメールを送ることはマナー違反です。したがって、退職届のメールを無題で送信することは、マナー違反にマナー違反を重ねている状態と言えます。そうならないためにも、必ず例文のような「誰からの退職届なのか」が分かるように件名を記載しましょう。

退職届をメールで送ることについてのQ&A

最後に、退職届をメールで送信する場合のよくある質問にお答えします。参考にしてください。

退職届のメールに返信がない場合は?

退職届をメールに添付して送信したにもかかわらず、相手からの返信がない場合はできるだけ会社に電話して退職届を受理してもらえたかを確認しましょう。

 

メールというのは不確定な連絡方法です。相手がメールチェックを怠っており、送信した退職届を見ていない可能性も考えられます。この場合にはできるだけ電話で「退職届は受け取ってもらえたのか」を確認することをおすすめします。

 

自分では電話することもできないほどに悩んでしまっている人は、「退職代行」を利用しましょう。退職代行では、退職の意思表明から手続きまで全てを代行してくれます。自分の退職意思を退職代行が会社に伝え、退職手続きを進めてくれるため自分で会社とやりとりする必要はありません。

 

退職届のメールの返信がなければ、余計に不安になり自分からは連絡できないという人も多いでしょう。そのような人のために退職代行はありますので、ぜひ検討してみてください。

一度話したいと引き止められた場合は?

退職届のメールを送信したら、会社から「一度話したい」と言われることも考えられます。これは、会社があなたを引き止めようとしているのです。しかし、自分の退職意思が固まっているのなら、話し合うことはありませんので退職の手続きを進めてもらいましょう。

 

会社側は、本当にあなたを必要としていることもあります。しかし、離職率をあげたくない、新しい人材を探すのが手間だなどの理由から引き止めようとしている可能性もありますので自分の意思を貫いてくださいね。

メールで退職届を出した場合撤回できるのか?

退職届をメールで送信した後に、「やっぱり今の会社で頑張りたい」と思っても退職届を提出してしまったら基本的には撤回できません。冒頭でもご説明している通り、退職届は一方的に退職を申し出る厳格な書類、退職願は退職したいというお願いの書類です。

 

退職願を提出した場合はには、会社が承諾するまでは撤回の余地はあります。しかし、退職届をメールに添付して送信した場合、撤回できないことを念頭に置いておきましょう。

LINEで退職届を出しても良いか?

LINEで退職届を提出することも、法律的には有効です。しかし、メールと同じく「社会人としてのマナー違反」と判断されるため、自分の中で覚悟をしておくと良いでしょう。

 

LINEで退職届を提出する場合には、退職届を送信したというメッセージを他の媒体に保存しておくことを徹底してください。LINEのメッセージは基本的に、スマホなどの本体のメモリに保存されています。そのため、スマホを水没させてしまったなどして壊れた場合、退職届も一緒に消えてしまうのです。

 

LINEで退職届を送信した後は、相手にメッセージを消さないようにお願いしておくことと、自分のLINEデータをUSBなどを利用して別の場所に保存しておきましょう。

まとめ

今回は、退職届をメールで送信することは法律的に有効なのか、またメールで送信する場合の本文や件名などについて詳しくご紹介してきました。

 

退職届をメールやLINEにて送信した場合、法律的には有効です。しかし、社会人としてのマナー違反となり印象は良くありません。「もう退職するのだから印象などどうでもいい」などと思っていても、転職先が同じ業界などの場合、噂が回ってきて新しい職場でも「非常識な人」と評価されてしまうことも考えられます。

 

どうしても自分では退職できないという状況に陥っているのなら、退職代行を利用してみてはいかがでしょうか。

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この記事のライター

新卒で入社した会社を8ヶ月で退職しました。
経験者だからわかる退職ノウハウを書きます!

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