退職願をメールで送る効力の有無は?退職願のメールテンプレ付き!

退職願をメールで送る効力の有無は?退職願のメールテンプレ付き!

上司に退職願を渡せなくて困っている人は少なくないです。上司が受け取ってくれなかったり、渡す勇気がないなど理由は様々です。そのような時に、退職願をメールで提出することができればとても楽でしょう。この記事では、退職願をメールで送っても効力があるのかどうかを説明していきます。

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「会社を辞めたいけど、退職するときってどうやって会社に伝えるんだっけ?」

上司に相談するべき?先に退職したいことを会社に文書で伝える?など、正式な退職の仕方がわからず疑問を持つ方も多いですよね。

退職を決めたら、まず会社に提出したいのが「退職願」です。

この記事では、退職願と混同されがちな「退職届」や「辞表」との違いや、メールで退職願を作成する方法を紹介します。

退職願とは

退職願とは?

今働いている会社を退職しようと考えたとき、疑問を持つのが退職願についてではないでしょうか。よくドラマなどで見る「辞表を出して辞めます!」と言ったシーンは、会社で見かけることはほとんどないですよね。また、退職願と退職届どちらを出せばいいの?と、自分は何を提出していいのかわからないといった方も多いかもしれません。

まずは、「退職願」「退職届」「辞表」の3つの違いを押さえておきましょう。

退職願
退職願は、企業で働く社員が会社に対して退職を「願い出る」ための書類です。文字通り、あくまでも退職をしたいという自分の希望を会社に伝えるために使われるため、会社の状況や時期によっては、退職願を受け取ってくれたものの、その願い出を受け入れてもらえない場合もあります。

退職届
一方、退職届は退職が認められた後に、会社に退職を「届け出る」ための書類です。会社都合で退職をする際に使用されることも多いですが、自己都合で辞める際にも退職届を使用することは可能です。しかし、円満退社を望む場合は退職願を使うのが一般的でしょう。事前の相談もなく退職届を提出してしまうと「会社の意向は無視して勝手に退職するつもりだ」と受け取られてしまう可能性があるからです。

辞表
辞表は公務員または社長や取締役などを務める人が、役職を辞めることを届け出るために使用される書類です。そのため、企業で一般社員として勤務している人が退職を願い出る場合、辞表を使用することはありません。

一般的な退職の流れ

自己都合で会社を辞める場合、退職を決めてから実際に会社を辞めるまでの一般的な流れは以下の通りです。

1.退職を決める
2.退職願を作成する
3.直属の上司に退職を申し出る(「退職願」を渡す)
4.会社より退職の承認を得て、退職日が決まる
5.「退職届」を提出する
6.退職

退職を決めたら、まず最初に準備をするのが退職願です。退職願には、まず自分の退職希望日を明記しておきましょう。その後、上司に退職願を提出し、会社の承認が得られた段階で最終的な退職日が決定します。あなたの希望する退職日が繁忙期や退職者の多い時期と重なった場合、退職日を変更して欲しいと会社から相談がある可能性があるでしょう。

全ての話し合いが終了した後、退職届を提出・受理されることによって正式に退職日が確定し、退職することが可能です。

なぜ、退職願を直接渡すことができない?

このように、退職するために最初に必要となってくるのが「退職願」です。しかし、いざ上司に退職願を渡そうと思っても、以下のようなケースではなかなか直接渡すことが難しい場合があります。

上司が退職願を受け取ってくれないから

まずは、会社を辞める決意をし、直属の上司に退職願を出そうとしたところ上司が受け取ってくれなかったというケースです。「今退職者を出すわけにはいかない」「本気で退職する意思があるのか試してみよう」と、上司があなたの退職願を受け取らない理由は様々ですが、相手が受け取らないのでは、自分ではどうすることもできません。しかし、会社に退職願を受理してもらわなければ原則的には退職することが難しいでしょう。

どうしても上司に受け取ってもらうことが難しい場合は、その上の上司または人事担当者に提出することが可能です。

直接、退職願を提出する勇気がないから

上司に退職願を渡す勇気がなく、直接提出するのは避けたいという人もいるでしょう。これまでとてもお世話になった上司であることから、直接会社を辞めたいとは言いづらい場合や、普段から上司と仲が悪く、退職の話をすることすら難しい可能性もありますよね。

退職をする意思を上司に伝えなくてはいけないとは頭ではわかっていても、様々な理由で直接渡す勇気が出ないこともあります。また、退職願を提出したあと一緒に働き続けるのが気まずいと思い、退職日直前まで言い出すことができなかったというケースもあります。

退職願を書くのがめんどくさいから

「退職願と退職届の違いがわからない」「どうやって書けば良いのかわからない」と退職に必要な退職願を準備することさえ面倒な人もいます。確かに、会社に提出する大切な書類ですから、「間違えたくない」「丁寧に書きたい」という気持ちもわかります。

しかし、きちんと書こうとするあまり先延ばしになってしまい、いつまでたっても退職願を書かないのであれば本末転倒です。あなたのすべきことは、完璧な退職願を書くことではなく、会社に退職の意思を伝えてスムーズに退職することです。面倒な気持ちをぐっとこらえて、今できる範囲で退職願を書き上げてしまいましょう。

退職願をメールで出しても効力はあるのか?

効力はある

「どうしても上司に退職願を出すことが難しい」と感じる方は、メールで退職意思を伝えることは可能です。正式な文書ではないため、法律上は効力はないのでは?とも考えられますが、退職したいという意思を伝えるために「どのように伝えなくてはいけないか」といった伝え方に関する規定はありません。そのため、たとえメールで退職したい意思を伝えたとしても、会社側が「何も聞いていません」ということはできないのです。

マナー違反ではある

しかし、効力はあったとしても一般常識的に言えばメールでの退職の願い出はマナー違反と取られます。いくら丁寧な文面で送ろうと、退職願と全く同じ文言で記載してあろうと「メールで送る」ということ自体が正しいマナーとは言えません。上司に直接手渡すことができない様々な事情があろうと、いち社会人として退職願を手渡すことが常識です。

メールは退職願をどうしても渡せない人の最終手段

メールでの退職願の提出は、直接渡すことのできない人の最終手段だと考えましょう。例えば、上司が長期出張や出向により数ヶ月の間出社しない場合、わざわざ出張先に行って直接退職願を渡すのはあまり現実的ではありません。このように物理的に不可能な場合や、体調不良で会社に行くことが困難な場合などやむを得ない場合にメールで送るという選択肢があると思ってください。

退職願で伝えるべきこと

退職意思

退職願に書かなくてはいけないことの1つ目は、退職意思です。退職願や退職したいことをメールで伝える場合、あなたが退職したい意思を丁寧に伝えるためには「退職致したく、ここにお願い申し上げます」という表現が適切でしょう。また、より会社に申し訳ない気持ちを伝えるために「誠に勝手ながら」「勝手ではありますが」といった前置きをつけることが望ましいです。

退職理由

「新しい転職先が見つかった」「これから転職活動をして、別の企業で働くつもりだ」
このような理由で退職をする場合は、自己都合での退職となります。しかし、具体的な理由を退職願で長々と述べる必要はありません。退職願には「一身上の都合」と記載しましょう。

退職願メールの書き方

退職願の例文

上司に退職願を直接受け取ってもらうことができず、メールで送る場合は退職願をパソコンで作成し、退職の意思を伝えるメールに退職願を添付する必要があります。
そこで、まずは添付する退職願の例文を見てみましょう。

【例文】
タイトル:退職願
私事、このたび、一身上の都合により、来たる令和◯年◯月◯日をもって、退職致したくここにお願い申し上げます。

令和◯年◯月◯日
✕✕ 部 ✕✕ 課
               (自分の名前)   印


◯◯会社(正式名称)
               (代表者の名前) 様

上記を参考にしながら、最低限以下の項目を記載して提出しましょう。

・退職理由
・退職希望日
・退職願の提出日
・自分の所属部署・課・名前
・会社名・代表者名(社長名など)

また、会社によっては所定のフォーマットや記載してもらいたい必須事項がある場合もあります。一度退職願を提出し、不備があれば再提出を求められる可能性がありますので事前に確認しておくと、スムーズに退職の手続きが進むでしょう。

メールの退職願の例文

次に、実際に送るメールの文章を作成します。毎日たくさんのメールを受け取っているような忙しい上司であれば、あなたの退職願のメールを見落としてしまうこともあるでしょう。重要なメールであることを上司に理解してもらうためにも、件名の工夫や内容を簡潔にまとめる工夫も必要です。

【例文】
件名:退職願の送付
メール文:◯◯部 ◯◯課 ◯◯ 様

お疲れ様です。
このたび、誠に勝手ではございますが、一身上の都合により令和〇年◯月◯日に退職したいと考えております。
つきましては、添付致しました退職願をご確認頂き、一度直接ご相談をさせていただけますと幸いです。
お忙しい中、大変恐れ入りますがよろしくお願い致します。

令和〇年◯月◯日
✕✕部✕✕課 (自分の名前)

また、退職願を送る際のポイントをいくつかご紹介します。

上司からの返信がない場合は人事へ送る

退職意思を示すメールを作成し、直属の上司にメールを送ったのにも関わらず上司からの返信がない場合は、同様のメールを人事担当者に送っておくと良いでしょう。特に、上司が出張中等のケースでは、なかなかメールを見てもらえない可能性もあります。その際、宛先を人事担当者にして上司をccに入れることで、あなたが「人事担当者に退職願を提出した」ということを上司へも通達することもできます。

会社が退職願を受け取れば退職手続きを進める

会社に退職願を送り、送信が完了したことを確認したら退職手続を始めましょう。もちろん、今後会社と相談の上で退職日に変更がある可能性はありますが、退職を拒否されて退職ができないということはごくまれです。転職活動を始めたり、すでに転職先が決まっている場合は、いつから業務をスタートするかなど連絡を取り合うなど準備を進めましょう。

退職願をメールで提出する人のためのQ&A

会社が退職願のメールに返信をくれない時はどうする?

会社の返信を自分から催促できない場合は、退職代行を利用するという方法もあります。
単に、上司や人事担当者がメールを読み飛ばしているといった可能性もあるので、まずは直接確認することが望ましいですが、それが難しい場合もあります。「もしかすると、自分の退職をよく思っていないのかも」と不安になることもあるでしょう。

退職代行サービスを利用すれば、そのような不安や余計な心配をしながら働く必要がなくなります。あなたの退職意思が伝わっているかの確認を代行してもらうこともできるため、安心して退職準備をすることができるでしょう。

退職願のメールを送ったら一度話したいと言われたら?

考えられる可能性は、会社があなたに退職をもう一度考え直して欲しいと思っていることです。また、退職意思は尊重するものの、退職希望日があまりにも急であるため時期を待って欲しいという相談がある可能性もあるでしょう。

ただし、どのような内容にせよ応じるかどうかは、自分で決めることが可能です。もちろん、これまでお世話になった会社に申し訳ないという気持ちがあることもありますが、転職先が決まっている場合は、次の勤務先に迷惑がかかってしまいます。「もう一度話したい」という会社の希望は受け入れつつも、自分にとって良い判断をしましょう。

LINEでも良いのか?

結論から言えば、メールでもLINEでも効力はあるとあるとされています。メールで退職意思を示すことができるのと同様に、退職意思を伝えることが目的なので伝え方は問われません。しかし、LINEでの連絡はメール以上にマナー違反だと捉える会社がほとんどでしょう。上司とは普段からLINEでやり取りする仲であっても、退職願など仕事上の正式なやり取りをする場合は社内メールなどを利用するのが望ましいです。

まとめ

会社を退職するというのは、社会人になってもそう多くは経験しないことですよね。そのため、手続方法に迷うことも多いはずです。基本的なマナーでは、直属の上司に退職願を直接手渡すのが一般的ですが、中にはそれが難しい人もいるでしょう。そんなときは、最終手段としてメールでの提出が可能です。今回の記事を参考に退職願を作成し、必要な手続きを終えて円満な退職を目指しましょう。

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