退職時に必要な書類をもらえない場合はどうする?理由と対処法!

退職時に必要な書類をもらえない場合はどうする?理由と対処法!

退職時に書類をもらえない理由にはいくつかあります。必要であることを伝えていない、会社のミス、ハローワークのミス、嫌がらせを受けているなどの理由が考えられますが、この記事では、そのようなトラブルが生じた時の対処法を紹介しています。

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「退職時にもらうはずの書類が手元にない」


退職者の多くが退職時に受け取る書類をもらい忘れてしまい、退職した後になって失業手続きや転職先で困ってしまうケースが多く見受けられます。やっと退職したと思ったのに、また会社に連絡をしなくてはいけなかったり、スムーズに転職先での仕事がスタートできないのはストレスが溜まると思います。


そこで、この記事では退職の際にもらえる書類や、書類をもらえないときの対処法をご紹介しています。

退職するときに発行される書類

離職票

離職票とは、あなたが今働いている会社を退職したことを証明する書類のことを指します。雇用保険の加入期間や、勤務状況・退職理由などが明記されており、「雇用保険被保険者離職票-1」「雇用保険被保険者離職票-2」の2つを合わせて会社から受け取ります。


会社を辞めた後すぐに働かない場合や転職先が決まっていない場合、この離職票を使って失業手当の申請を行うため、なくさずに保存しておくようにしましょう。

源泉徴収票

源泉徴収票とは、会社が支払った給与や手当、年金等の支払額や源泉徴収した所得税額を証明する書類を指します。会社に1年以上勤めていた方は、自分の給与や源泉徴収額が書いた小さな用紙を毎年もらっているはずです。本来、1年間の総額が記載されたものを受け取りますが、年度途中で退職した場合には、それまでの金額が計算されて会社より受け取ることになります。


こちらの書類は、転職時に転職先の企業から提出を求められるケースがほとんどです。転職先では前職の源泉徴収票をもとに年末調整を行うため、必ず手元においておきましょう。また、年をまたぐなど転職先の年末調整に間に合わない場合、自分で確定申告をしなくてはならない可能性もありますので、「転職先に提出する必要はなかった」といって捨ててしまうことのないように注意して下さい。

雇用保険被保険者証

雇用保険被保険者証とは、雇用保険の加入者であることを証明する書類を指します。こちらも雇用保険の受給手続に必要となるため、転職先で提出が求められるでしょう。こちらの書類には、あなたの名前や生年月日、被保険者番号などが書かれています。雇用保険に入っていない短時間のアルバイト勤務等の場合は、本書の発行はありません。雇用保険に加入している人のみが退職時に会社から受け取ることになります。


また、転職先で必要となるのは、被保険者番号です。そのため、「退職時の書類が多く、転職するまでになくしてしまいそう」と不安がある方は、被保険者番号を控えておくと安心でしょう。

年金手帳

会社に年金手帳を預けている場合は、会社から返却してもらう必要があります。ほとんどの会社では年金の手続き等を行うため、入社時に会社に提出しそのまま保管していることが多いです。この手帳は転職先でも同じものを使うので、忘れずに受け取っておきましょう。


すぐに別の会社で働くことが決まっていない場合も、国民年金の手続きを行う際に必要となります。その場合は、自分で最寄りの市・区役所等で手続きをしましょう。

退職時の書類をもらえない理由

このように退職時に受け取る必要のある書類が多くあります。しかし、退職後に「受け取るはずの書類をもらっていない」「会社に伝えてもなかなか書類が届かない」といったトラブルが発生することも多いでしょう。そこで、退職時の書類をもらえないときに考えられる理由をまとめてみました。

基本的には2週間以内に全ての書類が届く

会社に預けていた年金手帳など、退職日までに受け取ることができる書類がある一方で、退職をしてから会社で手続きが行われ、準備が整い次第、後日自宅に郵送されるものもあります。そのため、「退職日までに書類を受け取り忘れてしまった!」と焦って会社に催促せずに、まずは2週間程度は書類の到着を待ってみましょう。


もし、2週間待っても自宅に届かない場合は、会社の手続が遅れているか自分が会社に伝え忘れている可能性があります。「どの書類がいつまでに必要か」を把握して、会社またはハローワークに書類の発行・郵送状況などを確認しましょう。

会社に離職票を必要だと伝えていない

「離職票」を受け取ることができないケースの多くは、自分で会社に必要だと伝えていないといった場合が多いでしょう。離職票は、前述した通り転職先が決まっていないときに必要があるため、会社側が「離職票が必要だと申し出て来ないということは、次の転職先が決まっているんだろう」と思っている可能性があります。


全ての退職者が必要としない書類については、退職者が自ら申し出ることによってはじめて会社が準備してくれることもあるので、事前に会社に離職票が必要だということを伝えておきましょう。


自分の報告忘れで離職票が発行されていない場合は、会社の責任ではありません。間違っても会社に文句を言うことなく、丁寧に離職票発行の依頼をしましょう。

会社がハローワークへの手続きを忘れている

離職票は退職者の退職日翌日から10日以内に、会社が「離職証明書」をハローワークに提出し、ハローワークより会社に「離職票」が送られてくるといった流れが一般的です。


そのため、退職者が重なる時期や繁忙期などは会社が「退職後の手続きを忘れてしまった」という場合もあるでしょう。円満退職をしており、会社に連絡をすることが可能な場合はハローワークへの離職証明書の提出が済んでいるかを確認してみましょう。すでに提出が済んでいる場合は、ハローワークの手続きを待っているか、自宅への郵送が遅れているといった可能性が考えられます。

ハローワークの確認が遅れている

会社がすでに所定の手続きを完了させている場合、ハローワークの確認に時間がかかっている場合もあります。ハローワークでは、退職者の手続きのほか、様々な申請・求職者対応等も行っているため、自分が思っているよりも手続きに時間がかかることもあるでしょう。


また、退職手続きの際に記入した書類の記入ミスや、会社の提出書類の不備等で確認が長引くことも考えられます。再提出や電話確認など、時間のロスがないよう退職時には落ち着いて書類を確認できるようにしたいですね。

会社からの嫌がらせを受けている

退職の手続きも問題なく行っており、無事に退職日を迎えて退職していたにも関わらず、一向に退職時の書類をもらえない場合は会社から不当な嫌がらせを受けている可能性もあるでしょう。


自分では円満退職したつもりでも、忙しい時期の退職で会社に迷惑をかけた。引き継ぎが不十分で退職後に社内でトラブルが起こっているなど、あなたの退職によって何らかの被害を受けたことから、今度は会社があなたに嫌がらせをしてやろうと考えているかもしれません。


もちろん、退職後に色んなトラブルがあったからといって、あなたが退職書類を受け取る権利がなくなるわけではありません。しかし、ブラック企業など普通では考えられない嫌がらせをしてくる可能性はゼロではないことを覚えておきましょう。

退職書類をもらえない時の対処法

会社に問い合わせる

退職書類をもらえないと、転職をする予定でも少しの間求職活動をするときでも困ることは多くあります。会社に問い合わせることができるのであれば、まずは会社に相談するのが一番早い方法でしょう。


退職の手続きをしてくれた事務や人事担当者の方に連絡し、必要書類と自分が受け取りたいと考えている期日を伝えて下さい。ただし、連絡するタイミングや時間帯には気をつける必要があります。


退職後2週間も立たずに催促の電話をする、忙しい朝の時間や退社ギリギリの時間帯に連絡するのは避けて下さい。あなたの退職のために手続きをしてもらっているという意識を忘れずに、謙虚な姿勢で依頼しましょう。

ハローワークへ問い合わせる

すでに社内での手続きが完了していたり、会社に電話するのは困難な場合等はハローワークに問い合わせることも可能です。あなたの状況によっては、ハローワークが会社に直接手続き書類の確認・催促をしてくれることもあるでしょう。また、受け取るのを忘れていた書類や今後の手続きに必要な書類を教えてもらえることもあります。


ただし、多くの求職者や失業者を管理していることから、確認に時間がかかることも考えられます。時間に余裕を持って、ハローワークに申告が必要な事項はすぐに伝えられる準備をして問い合わせをしましょう。

失業保険受給の仮手続きを行う

「離職票の発行にどうしても時間がかかってしまう」、「できるだけ早く失業保険を受け取りたい」などの場合は、失業保険受給の仮手続きを行うことが可能だということをご存知でしょうか。一般的な方法は、以下の手続きに必要なものを持ってハローワークに行くだけです。


・身分証明書(運転免許証など)

マイナンバー(カードまたは住民票など)

銀行口座(通帳またはキャッシュカード)


上記が必要となることが多いですが、証明写真等が必要な場合もあります。事前に最寄りのハローワークに問い合わせの上で訪問するのが良いでしょう。

離職票を発行しない嫌がらせは違法なのか?

発行義務はない

「退職者が何も言わないからって離職票を発行しないのはおかしい」と思う人もいるかもしれませんが、実は会社には離職票の発行義務はありません。退職者より申し出があった場合のみ、会社には発行する義務が発生することになります。


「離職票の交付」として厚生労働省の発表している文言で定めがあり、その中でも離職票を交付すべき場合と交付を要しない場合があるため、必ずしも全ての退職者に会社が離職票を発行すべきという決まりはありません。

退職者から要求された場合は発行しなければいけない

ただし、以下の定めがあるように退職者が離職票を要求した場合には、会社は退職者へ離職票を交付する必要があります。

離職票を交付すべき場合

次の場合には、離職票を、離職による被保険者資格の喪失について確認のあった者

に交付しなければならない(則第 17 条第 1 項)。

被保険者資格の喪失の確認請求によって離職による被保険者資格の喪失について確認をした場合で、その者から離職証明書を添えて離職票の交付の請求があったとき

(厚生労働省HP より)

要求に応えなければ違法となる

もし、あなたが退職する際に会社に離職票を要求したにも関わらず会社が応えない場合は違法となります。「今は忙しいから離職票を交付する準備ができない」といった、会社側の事情は考慮されず、要求があれば会社は迅速に対応しなくてはいけません。もし、単に会社があなたへの嫌がらせで離職票を発行しない場合は、会社へ交付を請求したことを証明することができれば違法として訴えることが可能です。

離職票の内容に不備がある場合

会社都合が自己都合に書き換えられている

会社の都合で退職したにも関わらず、離職票発行のタイミングで退職理由を「自己都合」に書き換えられているといった人もいました。受け取った離職票の不備は、会社またはハローワークの手続き上のミスの可能性が高いでしょう。


まずは、離職票を受け取ったらすぐに退職理由の欄が正しい内容で記入されているか確認することが大切です。単なるミスであっても、故意に書き換えられていた場合であっても、あなたの今後の転職活動にも大きな影響を及ぼす可能性がありますよ。

不備があった場合はハローワークに問い合わせる

実際に不備のある書類を受け取った場合には、ハローワークに問い合わせましょう。離職票は会社から送られてくる場合がほとんどですが、書類自体はハローワークが発行しています。会社はハローワークが作成した離職票を退職者に送っている流れとなります。


そのため、離職票の不備の原因がわかるのはハローワークです。会社の提出書類に不備があったのか、ハローワークでの離職票発行時にミスがあったのか確認してもらいましょう。もしかすると、自分で記入した退職理由が間違っている可能性もありますので、会社を責める前にきちんと不備の原因を確認することが大切です。

まとめ

退職の際にもらえる書類をきちんと確認し、退職後に困ることがないように準備しておくことが大切です。もし、会社が書類を送ってくれなかったり、受け取った書類に不備がある場合は早めに適切な行動を取りましょう。「いつか会社が送ってくれるだろう」とのんびりしていては、いつまでたっても必要な手続きを行えないまま損をすることもあります。


次の就職先で快適に仕事をするためにも、退職時の手続きは間違いのないよう丁寧に終わらせておきましょう。

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この記事のライター

新卒で入社した会社を8ヶ月で退職しました。
経験者だからわかる退職ノウハウを書きます!

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