ビジネスマナーってなに!?絶対押さえておくべきポイント!

ビジネスマナーってなに!?絶対押さえておくべきポイント!

ビジネスマナーは社会人にとっての最低限身につけなければいけないことです。学生時代のように、自由な服装をして自由な言動をする事はできません。それでは責任のある一人の社会人として、会社の顔として正しく振る舞うにはどうしたらよいのでしょうか。

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【調査結果】ビジネスマナーは必要ですか? 

社会人を151名を対象に、「ビジネスマナーは必要ですか?」というアンケートを実施したところ以下のような結果となりました。


最低限は必要:62%

必要:27%

必要ない:3%

わからない:8%


調査の結果、社会人の62%は、ビジネスマナーは最低限必要と考えていることが分かりました。


それでは、基本的なビジネスマナーについて紹介していきます。

基本的なビジネスマナー

社会人になると今更聞けないビジネスマナー。まずは基本的なものから確認していきましょう。

挨拶

挨拶はビジネスにおける基本です。仕事では職場の全ての人と関わるわけではありません。出社時と退社時に挨拶を交わすだけで、業務で日々お世話になっている上司や先輩だけでなく、あまり接点のない人にも自分を印象づけることができます。


その際に、ただ挨拶するだけではなく、相手の目を見て挨拶すれば好印象を与えることができます。また挨拶は自分からしましょう。お互い相手がしたらしようと思っていたら挨拶が交わされることはありません。人間関係を円滑にするためにも積極的な挨拶が重要です。

時間

時間を守れない人はビジネスの場では信用されず、例え仕事ができたとしても評価が下がってしまいます。そのため、社会人として働くうえでは気持ち早めの行動を旨としましょう。また、電車遅延などでどうしても遅れてしまう場合は相手に必ず連絡を入れ、理由とお詫びそしていつ到着するのかを具体的に伝える必要があります。


その一方で、遅れるのがだめならなるべく早く行った方がいいのでは、と思う人もいるかもしれませんが、先方も準備が必要かもしれませんし先客がいるかもしれません。つまり、早すぎる到着はかえって先方に迷惑になるので、約束の5分前くらいにその会社の受付に入るのがちょうど良いでしょう。

名刺交換

社会人にとって名刺は顔のようなものであり、名刺交換は相手に自分を知ってもらうための第一歩になります。それほど大切なビジネスマナーである名刺交換ですが、正しいやり方を知らない人が多いと思うのでぜひ参考にしてください。


まず、相手が現れたら、すぐに席を立ち、自分の名前を名乗ってから、名刺を出します。両手で、名刺の下の両端を親指と人差し指で軽く挟んで持ちます。次に名刺の文字が相手の方を向くようにして差し出します。相手の名刺を両手で受け取り、「頂戴します」と言ってから頭の上に名刺を持ってくるしぐさをします。


ここで、名刺の裏にも相手の仕事などが書かれている場合があるので、裏を見ることも忘れないようにして下さい。受け取った後は、いただいた名刺を名刺入れの上に乗せて机の上に置きます。相手が複数の場合は、役職順に並べます。どうでしょうか。抜けていた部分もあったのではないでしょうか。ぜひ今日から実践してみてくださいね。

公私混同しない

社会人における公私混同とは、会社の財産等を個人的な理由のために用いることを指します。例えば業務外の用件で会社の備品を使ったり、社員に指示を出したりする事を指します。加えて、業務時間中に恋人や友人と連絡を取るなどのプライベートな行動を取ることも、当然公私混同的な行為であると言えるので気をつけましょう。


このように就業時間中は賃金が発生しているという意識をもち、業務に無関係な行動は避けましょう。また、業務時間中は当然のこと、プライベートにおいても会社に対して公私混同した行動を取らないように注意する必要があります。

身だしなみのビジネスマナー

社会人ならスーツをきておけばまず大丈夫なんて思っているそこのあなた、本当に正しく着こなせていますか?

服装

社外の人と接する場合において、あなたの印象がそのまま会社の印象になり、それが今後の会社の利益にも繋がってくます。そのため服装は何よりも社会人が着をつけなくてはいけない事のひとつと言えるでしょう。一般的な会社であればスーツ、ワイシャツ、ネクタイ、革靴を基本にします。


スーツはきちんと体のサイズに合ったものを購入し、身につけましょう。そしてスーツを着る際には、上着やズボンのしわをチェックしてください。そして、もしシワが付いていれば、少しアイロンまたはプレスをするだけであなたの印象がかなり変わります。


ワイシャツは基本的には知り路のものを着用してください。ネクタイに関してはビジネスの場なのでストライプやドットが無難でしょう。ネクタイを結ぶときは、ベルトのバックルがネクタイの先で隠れるくらいの長さを目安にしてください。そして靴下は白いソックスは基本的に避けましょう。スーツの色、靴の色に合わせてグレー、紺、黒などの靴下を履くのが良いでしょう。

髪型など

社会人としてのヘアスタイルは、清潔感のある髪型を意識してください。髪を遊ばせたりせず、どの年代の人にも不愉快な思いをさせないようにしっかりとしたヘアスタイルを心がけましょう。男性の場合は長髪、染色はお客様や取引先と接する業務の場合には避けるべきでしょう。


また、スーツの肩にフケが落ちているのは誰が見ても不快なものです。髪は清潔にし、外出時に必ず鏡を見るクセをつけてください。寝癖をなおし、必要な場合には整髪料を使うなどして髪を整えましょう。


そして無精髭はきちんと手入れします。ヒゲは伸ばすか剃るかどちらかにするべきですが、一般的な職場では剃っておくほうが無難でしょう。鼻毛、つめのチェックも外出前に必ずチェックしてください。

メイク

いくら派手な化粧がダメだからと言っても、ノーメイクで職場に行く事は社会人として空しいビジネスマナーとは言えません。周りから、良くない印象を持たれてしまう可能性があり、取引先には大変失礼に値します。


そのため相手に敬意を払うためにも化粧をするということが大事になり、ノーメイクはマナー違反とみなされます。それでは社会人としてはどんなメイクをするべきなのでしょうか。やはり、好印象を与えることができる化粧として代表的なのはナチュラルメイクです。


これは、決して薄い手抜きメイクのことを指すのではありません。違和感のない自然な仕上がりとなるメイクのことです。例えば、ファンデーションは自分の肌に合ったものを選びます。


首の色に合わせると自然な仕上がりになります。眉は髪の色に合わせてください。リップは色味を抑えたものがナチュラルに仕上がります。このようなポイントを押さえておけば、ビジネスシーンに合ったナチュラルな化粧ができるはずです。このようにナチュラルメイクは普段とは違った難しさがあると思うので、始めは調べて手探りでもいいので自分でやってみる事が重要です。

オフィスでのビジネスマナー

オフィスではどのような事を気をつければいいのでしょうか

態度

職場では、仕事さえできれば良いということはまずありません。オフィスでは自分以外の人も働いているのです。そうした人の集中を乱す行為や態度をとってしまっては社会人失格になってしますので、ここでは社内にいるときに気をつけなくてはいけない事について確認していきましょう。こ職場における挨拶の基本項目を学びましょう。

挨拶

まずは挨拶です。明るい声で挨拶をされれば誰しも嬉しいものです。また社内でっは決まった人とコミュニケーションを取ってしまいがちです。そのため挨拶は普段関わりの少ない人とコミュニケーションを取る有効な手段になります。たかが挨拶、と思わずに積極的に挨拶をして社内の友好的な人間関係を構築しましょう。

人の話を聞く

自分の意見を主張するだけでなく、相手の話に耳を傾けて聞くという姿勢が社会人にとっては非常に重要です。会社は多くの人で構成されており、自分が中心に回っている訳ではありません。相手の話をしっかりと聞くことで、相手からの信頼を勝ち取ることにもつながり、自分の話も聞いてもらいやすくなります。

約束は守る

社会人として、約束は何に変えても守りましょう。自分という一社員がした約束でも、守れなかったらそれは会社として責任を果たしていないという事になります。一つ一つの約束を守ることが、社会人としての信頼感を得ることに繋がっていくので、決して約束は破るkとの内容にしましょう。

素直に謝る

社会人になれば覚える事も、こなす仕事も多いです。そのような状況下ではミスをする事は人間なのだから致し方ない事です。しかし、あなたはミスした際に言い訳せずに素直に謝ることはできますか?他の社員は、あなたがミスをしたという事実よりも、その後のアフターケアができているかどうかを見ています。仮に全面的に自分が悪くなくても、素直に謝り、挽回に努めましょう。そのようなあなたの姿はきっと評価されるはずです。

整理整頓

また自分のデスクは整理整頓しておきましょう。来客などがあった際に、悪印象を抱かれてしまいますし、社内の雰囲気も決してよいものではないでしょう。物を置く場所を決めたり、書類は必ずファイリングする、私物は置かないなど決めておくと散らかりにくいでしょう。デスクが汚いと、自分の仕事のパフォーマンスにも影響しかねないので気をつけてください。

電話の際のビジネスマナー

社会人に撮って避けて通れない電話対応、あなたは失礼のない対応ができていますか?

電話をかけるとき

週明けや連休明けの業務開始時間前後は、忙しい時間帯のためできるだけ避けましょう。どうしてもこのような時間帯に電話をかけなければならない時には「朝早く申し訳ありません」など一言添えましょう。


また、電話につながったら社名と自分の名前をはっきりと述べ、要件を簡潔に伝えましょう。そして相手が不在の場合は折り返す旨を伝えて置くとあとあと楽になります。電話を終えたら受話器はそっと置き、乱暴な印象を与えないようにしましょう。

電話を受けるとき

まず電話がかかってきたら3コール以内に出ましょう。それ以降に出る場合は「お待たせして申し訳ありませんでした」と一言添えると出るのがマナーです。電話に出た際はもしもしではなく。「お電話ありがとうございます。〜が承ります。」と明るい声で電話に出ましょう。


相手が名前を名乗ったら間違いがないように復唱して、いつもお世話になっております、と続けましょう。続いて担当者がいるかどうか聞かれるので保留にして確認してください。また社内の人間については敬称を外す事を忘れないようにしましょう。

メールでのビジネスマナー

メールは形の残ってしまうもの。それだけに細心の注意を払う必要があります。

件名は具体的な内容を記載しましょう。また要件が急ぎの場合は【緊急】などを用いて相手の早い返信を促しましょう。また間違いメールと混同されないように社名、部署名、名前(フルネーム)の記載を忘れないようにしてください。


また、個人の場合は様、団体の場合は御中を忘れないようにしましょう。本文では、前提として伝わりやすい文章を書くことが必須となります。一行は長くても30文字程度に押さえましょう。挨拶は、外部に送信する場合は「お世話になっております」、社内に送信する場合は「お疲れ様です」が一般的です。


結びの挨拶も内容に合わせて、「ご検討の程、よろしくお願いいたします。」「今後ともよろしくお願いいたします。」など、簡潔かつ、相手が気持ちよくメールを読み終えられるような言葉で締めくくりましょう。

まとめ

ビジネスマナーをおさらいしてきましたが、いかがだったでしょうか。以外と知らなかったり、勘違いしていたものがあったかもしれません。社会人になると他人はなかなか注意してくれません。自分で日々意識して、一人前の社会人として習慣づけられるようにしましょう。

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