退職する上司に感謝を伝えたい!一番嬉しいのは『手紙』!?

退職する上司に感謝を伝えたい!一番嬉しいのは『手紙』!?

職場の上司には日頃からたくさんお世話になっていますよね。その上司が退職するにあたって、どのように感謝の伝えればいいのだろうか?プレゼントを渡す人や口頭で感謝の気持ちを伝える人もいて、伝え方は様々だと思いますが、この記事では手紙で感謝の気持ちを伝える方法を紹介します。


お世話になった上司が退職することになったとき、なんらかの形で感謝の言葉を伝えたいと思う人も多いのではないでしょうか?

そんなときにおすすめなのが「手紙」です。

最近はメールやLINEなどが普及していて、手紙を書く機会が少なく、手紙を書くのは少し恥ずかしいと感じる人もいると思います。そこで、今回は退職する上司に対する手紙の書き方について紹介します。

手紙だとより丁寧に感謝の気持ちが伝わる

お世話になった上司にお礼をするとき、お世話になった事柄や自分の気持ちを具体的に書くことができる手紙は口頭で伝えるよりも真心のこもったものになります。

手紙では直接言えない感謝なども伝えることができるのではないでしょうか?

受け取る側としても、手紙は形に残り、ずっと取っておくことができるので、かけがえのない思い出の品になります。

手紙の基本的なマナー

手紙でお礼の言葉を書くときも上司に送るものなので基本的なマナーを守って書くことが大切です。

ここで、正式な手紙を書くときの基本的なマナーを4つ紹介します。

・便箋・封筒はシンプルに
・基本的には縦書き
・縦書きの場合には、相手の名前を中央より上に書き、自分の名前は下に書く
・手紙が2枚になる場合は、2枚が後付けだけにならないように

手紙の構成

正式な手紙の基本的な構成と各項目の内容について紹介します。

手紙は主に4つの項目からなっています。

(1)前文:「拝啓」と時候の挨拶
(2)主文:本文
(3)末文:締めの挨拶と「敬具」
(4)日付・自分の名前・宛名

正式な手紙では、「拝啓」・「敬具」や時候の挨拶を書きますが、もっと簡単に感謝の手紙を書きたいときは省略しても構いません。

主文には、感謝の気持ちを具体的なエピソードとともに書くと気持ちのこもった手紙になり、受け取った人に喜んでもらえるでしょう。

手紙でどんなことを書けば感謝の気持ちが伝わるのか?

退職する上司にお世話になったことはたくさんあるけど、いざ書くとなるとどのように書けばいいか分からない…。このように考える人もいると思います。
どうせ書くなら読んでくれる人を感動させる内容にしたいですよね。

そこで、感謝の手紙に書くと良い内容を紹介します。

上司が必要不可欠な存在であった

「〇〇さんが〇〇部にいらっしゃったおかげで、全体の協調性が高まり仕事に集中することができました。」

「〇〇さんがいつも指示を出してくださったおかげで若手たちも効率的に仕事をこなすことができていました。」

このように、どのような場面で上司の存在が大きいものであったかを詳しく書くことで、読み手は自分の行動が後輩の助けになっていたことを実感して、喜びを感じることでしょう。

上司のおかげで自分が成長できた

「私が仕事で失敗した時に〇〇さんが叱ってくださったことで自分の反省すべきところに気づき、成長できました。」

「私が仕事で悩んでいるときに〇〇さんがアドバイスをくれたことで前に進むことができました。」

このように、上司が自分にしてくれた具体的なエピソードを書いて、それが自分の成長につながったことを伝えると上司も胸がいっぱいになるでしょう。

また、人を叱るときは叱る方にとってもストレスがかかるものであり、アドバイスをするときは、正しいアドバイスになっているか不安になるものです。叱ったことやアドバイスが結果的に良かったものだと分かるのは上司にとって報われる思いでとても嬉しいことです。

退職理由別の例文

退職の理由別に例文を紹介します。

(1)転職退職者に送る場合

〇年間お疲れ様でした。
私が未熟であったころから部署の仕事をまとめてくださっていた〇〇さんがいらっしゃらなくなることを大変寂しく感じています。
私が仕事で失敗をして悩みを抱えているときに、〇〇さんが「失敗しても大丈夫だ。これを反省して次に繋げなさい。」というアドバイスをしてくださったおかげで、前に進むことができました。

次のお仕事では、〇〇をされると伺っておりますが、これまでの仕事で〇〇さんが培ってきた経験でこれからもすばらしいお仕事なさるのではないかと存じます。
新しい職場での一層のご活躍をお祈りしています。

(2)定年退職社に送る場合

ご定年おめでとうございます。
長年にわたって、熱心にご指導いただき、ありがとうございました。
〇〇さんには本当にお世話になり、大変感謝しております。
〇〇さんの厳しいご指導のおかげで〇〇部は、気を引き締めて仕事に臨むことができていました。私は、〇〇さんのご期待を裏切らないよう、〇〇さんのように部下や後輩をまとめ、信頼を得るために、指導に力を入れていきたいと考えています。
〇〇さんのご退職後のご健康とご活躍を心よりお祈り申し上げます。

感謝の手紙を書く上での注意点

最後に感謝の手紙を書く時の注意点を3つ紹介します。

(1)大げさな表現をしない

「〇〇さんは世界で一番仕事ができる人です。」と言われても信憑性がなく、ただのお世辞に聞こえてしまいます。上司へ感謝の手紙でも、あまりに大げさに感謝の言葉を述べると手紙全体の内容が薄く感じられ、読み手もあまり感動しない手紙になってしまいます。自分の感じたことをそのまま感謝の言葉にしてみましょう。

(2)上司を褒めない

「褒める」ということは相手を評価し、上から物をいっているようなニュアンスになってしまいます。たとえば、「〇〇さんのアドバイスは的確でした。」という文章では自分が〇〇さんのアドバイスの内容を評価しているように聞こえます。
上司の良かった点を手紙に書きたいときは、「評価」する言葉ではなく、「お礼」の言葉に変えて書きましょう。「〇〇さんのアドバイスのおかげで、仕事を効率的にできるようになり、勉強になりました。」というふうに書くと感謝の気持ちが伝わってきます。

(3)自分を謙遜しすぎない

感謝の手紙で相手に感謝しようとするあまり、自分のことをへりくだる人がいます。謙遜することは悪いことではないですが、過剰に謙遜すると、わざとらしく聞こえたり、頼りない印象を与えてしまったりします。退職する上司が手紙を読んで、その後の職場のことを不安に思ってしまったら感謝の手紙でも喜ぶことができないですよね。

まとめ

いかがでしたか?
お世話になった上司には、感謝の気持ちをできるだけ詳しく伝えるために手紙を書くのは大切なことです。メールが主流な現代で、手紙は「気持ちを伝えるためのツール」として重要なものになっているので、恥ずかしかったり、手間に思ったりしても手紙を使って感謝の気持ちを伝えてみてください。
また、せっかく手紙を書くので、基本的なマナーを守りながら、真心が伝わる表現を意識して読み手が感動してくれるものにしましょう。

この記事のライター

新卒で入社した会社を8ヶ月で退職しました。
経験者だからわかる退職ノウハウを書きます!

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