仕事が回らない原因は?一人で仕事を抱え込んでしまう末路…

仕事が回らない原因は?一人で仕事を抱え込んでしまう末路…

優秀な社員一人に仕事が集中して、会社全体の仕事が回らない状況になることはよくあることがです。しかし、そのような状況が続くと社員一人にストレスがかかるだけでなく、職場全体に悪影響を及ぼしてしまいます。この記事では、仕事をスムーズに回す方法を紹介するので参考にしてみてください。


仕事が回らなくなるなるのはなぜ?

職種の違いや繁忙期などにもよりますが、仕事が回らなくなると残業が多くなり、いつも以上の仕事をこなさなければいけなくなります。それが、体調不良や精神的なイライラにもつながり、不満が多くなることもあります。


ここでは、なぜ仕事が回らなくなるのか一つの例を紹介します。

優秀な社員が一人で仕事を抱えすぎる

会社のなかに優秀な社員がいる場合、周りの社員や上司からの期待をかけられ、必要以上の仕事を抱えてしまうことが問題となります。「あの人に任せておけば安心」と一人の社員に任せきりになってしまうことがよくあります。


このようなことが続けば、いくら優秀でも数をこなす事に重きをおいてしまい、質の良い仕事ができなくなってしまいます。迫る時間と、クリアしなければいけない仕事量とのプレッシャーに大きなストレスを抱えてしまい、体調不良や最悪の場合は心的な病気を発症してパンク状態になってしまうこともあります。


スムーズに質の良い仕事をするには、上司が仕事を割り振る際に、一人一人の適性や得意な能力などを踏まえた上で仕事量が分散されるように調整するのがいいでしょう。

仕事が回らなくなる原因

仕事がスムーズに回らないと感じる場合、何かしらの原因があるのは確かです。


ここでは、よくありがちな原因を紹介します。思い当たることがないか、考えてみましょう。

仕事量が多すぎる

仕事が回らない理由として、単純に仕事量が多いことが考えられます。現状の社員の仕事状況や裁量を見極められていないことが原因です。


仕事は「量が少ないから楽」「多いから大変」ということではありませんが、それなりに1日の作業量を大幅に超えると様々な所に影響が出てきます。1つの作業が難しく時間がかかる場合もあるため、そこにプラスαで違う仕事をするとなると、作業効率が悪くなり手が回らなくなることもあるでしょう。


自分ができる範囲内の仕事量をきっちりこなしてから、次の作業にとりかかることがもっとも作業効率が高くなります。

無駄な仕事をしている

「本来の自分の仕事から的外れな作業をずっとしている」


「手を動かさず、ずっと仕事に関係のない話をしている」


こういう場面を見たことはありませんか?


本人が故意にしているかどうかは別として、無駄な時間を過ごしていることに変わりはありません。当然ながら仕事は遅れていき他の人がとっくに終っている仕事も、その人だけが終らず毎日残業、せっかく作った資料も他のことを考えているから間違いだらけ、なんてこともあります。


一人で抱える仕事量が多くなくても、無駄な仕事を自分が増やしている場合もあります。無駄な仕事を避けて労働生産性を上げなければ、仕事が回らなくなる原因となってしまいます。

仕事の優先順位をつけていない

仕事をする上で大事なのは「優先順位」です。


仕事内容に優先順位を明確につけることで、効率的に仕事が回るようになります。1日で終らせなければいけないのか、今週中でいいのか、どれが最重要の作業なのかなどを明確に把握し、順番に完成させていくことです。


特に、期限がハッキリしているものは優先的にこなすといいでしょう。すぐに完成させられる仕事でも、ほかに重要な仕事があるならそちらを先に終らせてからにすることです。

完璧主義すぎる

一見、仕事をする上では良いことに思えますが、実はこれも仕事が回らなくなる原因の一つです。


ミスなく終らせるのは前提としても、100%もしくはそれ以上に完璧にこなそうとすると、ちょっとしたことが気になってしまい終りません。他の人が見たら「もういいんじゃない?」という仕事でも「まだ完璧じゃないから」と、自己満足の世界に入ってしまうのもNGです。


自分一人で仕事をする職人なら、それは「こだわり」として評価されますが、一会社員として効率よく仕事をこなすには向いていません。無理に完璧を目指そうとせず、流れのなかで時には力を抜いて仕事をしましょう。

仕事が回らないリスク

仕事が回らなくなると、どんなリスクがあるのでしょうか。


実は、意外と深刻な事態になる可能性があるため、見逃すことはできないのです。


ここでは、陥りやすいリスクを紹介します。

人に負担がかかる

一つの仕事が回らないと、どうしてもほかの社員にも負担がかかってきます。会社のなかでの仕事はそれぞれに役割が決まっており、一つの仕事が遅くなると当然ながらその後の仕事もスムーズに運びません。


自分で完結する仕事ならまだいいのですが、次の作業が移動しなくてはいけなかったり、相手方がいる場合は待たせることになります。急いで事故につながったり、印象が悪くなったりと良いことはありませんので、効率的に仕事をこなすルーティンを作りましょう。

労働生産性が下がっていく

仕事において生産性が下がるというのは、会社の利益に直結するので非常に大きなリスクといえるでしょう。


一つの仕事が回らないと、ほかの仕事も回らないという負のループになると、トントン拍子に生産性は下がっていきます。労働生産性が下がるということは、企業にとっては多大な損失を意味し、社員にとってもマイナスしかありません。


働く第一の楽しみは「報酬」です。


わたしたちの収入に直接影響することにもなるため、一つ一つの仕事を丁寧に効率化することが必要になります。可能な限り生産性を上げ、最低でも維持できることで仕事が成り立ちますので、そこを意識して仕事をしましょう。

仕事相手に迷惑をかける

これは絶対に避けたいことです。


仕事が回らないことで遅れが生じてしまい、結果的に生産性が下がって、仕事相手に迷惑をかけることにもなりかねません。仕事相手は、自分の会社を信頼して仕事を依頼しているわけですから、一度迷惑をかけてしまうとこれまで築き上げてきた信頼を失ってしまう可能性もあります。


企業の今後を左右することにもつながるため、もし重要な仕事が回らなくて遅れている場合は、社員で手分けして期日までに仕上げましょう。一人ですべてを抱えずに、できないことは素直に協力してもらい最後まで責任をもって成し遂げることが必要です。

職場のモチベーションが下がる

仕事がうまく回らないと、その場の雰囲気も悪くなり仕事に対する士気やモチベーションが下がってしまいます。仕事の効率が悪く、やってもやっても終らないとなると、疲れてきますしストレスも溜まりイライラして、余計に仕事にやる気が出なくなることもあります。


また、仕事の量や難しさに合った給料がもらえていないと、さらにモチベーションが下がる傾向にあります。仕事が定時までに終わらず毎日残業をしている人は「生活残業」をしている可能性もあり、給料を多くもらうためにわざと日中のうちに仕事を終らせないという人もいます。


仕事が回らなくてモチベーションが下がらないのではなく、意図的に作業を遅らせているという場合もあるのです。


ただ、職場全体の士気を上げないと、結局は昇給やボーナスにも響くことになるので、結果的に効率良く仕事をすることの越したことはありません。

仕事をスムーズに回す方法

非効率な仕事をスムーズに回し効率よく生産性を高めるには、意外と簡単なことで解決できます。


難しく考えることはなく、誰にでもできることなので、ぜひやってみてください。

キャパ以上の仕事を受けない

まずは、自分のキャパ以上の仕事を一人で受けないことです。社員一人一人の個性や能力を活かし、できる仕事をできる範囲内で受けることが仕事の効率良く回すコツといえます。


また、企業としても現状の仕事量と社員数を把握し、どの程度の仕事量が適当かを振り分けることが重要です。キャパ以上の仕事は、精神的にも体力的にもキツくなるので、さまざまな悪影響を及ぼす可能性があります。もし、キャパオーバーしてしまったら、周りの社員に助けを求めるか上司に相談しましょう。

仕事を計画的に行う

仕事は計画性をもって行わないと、段取りが悪くなり、はかどりません。当たり前のことなのですが、意外とこれができていない人が多いです。自分に仕事を与えられたら、まずはどのように仕事をこなしていくか仕事全体を細分化し、計画して一つ一つ終らせていきましょう。


特に、期限が決まっている仕事は、納期までに仕事を終らせなければいけないので、計画的にこなす必要があります。そして、計画をしたら速やかに計画を遂行しましょう。

仕事の優先順位をはっきりさせる

現在、自分に与えられている仕事の優先順位をはっきりさせることからはじめます。今やっている仕事が、優先順位からはずれた仕事をしていないか改めて確認をしてみましょう。


そして、1日の仕事をなにからはじめるのか、また、なにを終らせるのか順序を朝のうちに決めることです。社員それぞれが、優先順位をはっきりさせて行動すればその日の仕事が早く終り、もしかしたら次の仕事にもかかれるかも知れません。

休憩して生産性を上げる

休憩は仕事をスムーズに回すためには、必要不可欠です。


昼休み以外でも午前と午後に15分休憩などをはさむと気分転換にもなり、リスタートできます。個人で仕事をしている場合は、25分作業をして5分休む「ポモドーロ・テクニック」というものを実践している方もいます。


人間の集中力は最大で90分といわれていますから、適度な休憩をはさむことはリフレッシュの意味も込めて良いことなのです。休憩は生産性を高めるテクニックの一つといえます。

自分だけで解決しようとしない

自分一人だけですべてを解決しようとするのはいけません。キャパオーバーに加え、責任感から休憩も取らない状況が続くと、焦りからミスをする可能性も高くなります。他の人でもできる仕事は、遠慮せずに協力を求めることです。


今抱えている仕事はあなただけの仕事ではなく、会社全体の仕事の一つにすぎません。一人で解決できないことは、解決方法を知っている人に聞くのが一番です。

一人欠けると仕事が回らないのは異常

職種や人員などの関係で仕事が一人に偏ることもあります。しかし、そのような事情がない限り、一人いなくなっただけで仕事が回らなくなるのは、異常といえるでしょう。


専門職や特殊な資格が必要な仕事を除けば、誰にでもできる仕事がほとんどです。

そのような異常な状態は避けなくてはいけません。

ほとんどの仕事は他人でもできる

上述したように特殊な資格が必要だったり「専門職」といわれる職種、業種以外の仕事は、ほとんどが誰でもできることです。その人ではなれればできない仕事というのは、あらかじめ役割や仕事の流れ、段取りが決まっていることが多いため、ある程度は仕事の終りが見えています。


しかし、そうではなく大勢が同じ仕事をしている場合は、全体で仕事の進み具合を見ながら調整していくので、だれかが欠けてもそこまで困ることはありません。多少、仕事量が増えたり忙しくなることは想定できますが、そう難しいこともないのです。


それを「自分がいなきゃ仕事が回らない」「誰かがいなくなったら大変」という状況は、異常といっても過言ではありません。

一人しかできない状態はリスク

一人にしかできない仕事とはなんでしょうか?自分一人で店を構えている職人などは、これにあたるでしょう。しかし、誰にでもできる仕事なのに一人にしかできないという状態はあってはいけないし、状況としてはリスクといえます。


決まった社員ばかりが一つの仕事をしていて、ほかの社員がその仕事内容についてだれ一人知らないと、なにかあったときにだれも代わりができず生産性が滞ってしまうことに。


また、一人に任せっきりになるとほかの社員の責任感が低下し、全体のモチベーションが下がることにもなります。こういったリスクは、企業全体の問題ですのでいち早く解決しましょう。

異常事態の放棄は無責任ではない

「社員が一人いなくなったことで、仕事が回らなくなった」


そのことで自分に大きな負担がのしかかってきたときは、放棄するのもいいでしょう。


「そんな無責任なことはできない」と正義感を出してもいいですが、それは決して無責任ではありません。


そもそも、一人社員が欠けただけで異常事態になってしまう体制を作ったことに問題があるのです。会社の負担は社員の負担にもなるため、今後を予想してキツイなと感じたら選択肢に「放棄」を入れて考えましょう。

異常が続くのであれば転職する

社員一人が欠けるだけでパニック状態になったり、急に残業が増えたりするのはちょっと異常といえます。いかに、一人の負担が大きかったかということでしょう。


しかし、新しい人材が確保できなかったり同じ状況が続くのであれば、思い切って転職することをおすすめします。状況が悪いことを把握しない、もしくは知っていても改善しようとしない会社は、これ以上いてもお互いのために良くありません。


社員を大事にしている会社は、社員への無駄な負担を減らし仕事の効率化ができるよう常に前向きです。社員に対しての感謝の気持ち、またモチベーションを上げるために福利厚生などでちゃんと社員に還元しています。


異常事態が続くのであれば、見切りをつけることも必要です。

まとめ

今回は、仕事が回らない理由や解決方法、リスクなどをお話しました。


社員が足りないわけでもないのに一人に仕事が集中していたり、生活残業をするためにわざと仕事を終らせないなど原因はさまざまあります。


これを回避するには、会社や社員全体の連携や計画性が重要です。


優先順位をしっかりと把握し、それに沿った計画を立てて順序良く実行していくことで仕事が回っていきます。


社員一人が集中して負担を抱えることは、体調不良や退職にもつながりますので、会社全体で考えていくことが大事です。


いかに効率的に仕事をするか、社員が満足してモチベーションを上げられるかを考えて仕事をしましょう。

この記事のライター

新卒で入社した会社を8ヶ月で退職しました。
経験者だからわかる退職ノウハウを書きます!

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