仕事が進まない原因とは!?効率的に仕事をする方法を紹介!

仕事が進まない原因とは!?効率的に仕事をする方法を紹介!

仕事が進まない原因は人によって異なります。自分のスキル不足や、同僚が仕事が遅いことによって自分の仕事が進まなかったりと、原因は様々です。では、仕事が進まない感じた時はどのような対処法があるのでしょうか?この記事では、効率的に仕事をする方法を紹介していきます。

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仕事が進まない

 

「自分はなんでこんなにも仕事が進まないんだろ…」と思い悩むことはありませんか?周りは効率的に仕事をこなしている中で、モタついてしまっている自分に焦りを感じてしまうこともあります。

 

手を抜きたいわけでもないし、自分の中では頑張ってるつもりなのに、仕事はなぜか進んでいない。

 

それには、ちゃんと理由があります。本記事では仕事が進まない理由やその対処法についてまとめています。

【調査結果】仕事で無駄だと感じていることは?

社会人を220名を対象に、「仕事で無駄だと感じていることは?」というアンケートを実施したところ以下のような結果となりました。


朝礼:42%

会議:20%

ハンコで承認を取ること:29%

資料作成:8%


調査の結果、社会人の42%が朝礼を無駄だと感じていることが分かりました。

仕事が進まない

仕事が進まない人のエピソード

・営業職のAさん、

 

学生時代にはスポーツをやっていたので体力には自信があるし、人と話すのは得意な方なので、その特技が活かせそうな営業職を始めました。

 

ただ、頭を使うのが苦手なのでとにかく足で稼ごうとするのですが、行き当たりばったりに業務を進めることが多く、ミスをすることが多いです。

 

「よし!次は同じことは繰り返さないぞ!」とその時は思うのですが、気付いたら何度も同じミスを繰り返してしまい、その度に立ち止まってしまいます。

 

体育会系だったことが影響しているのか、なんでも気合と根性で乗り切ろうとするのがいけないのでしょうか?何だか無駄な動きが多いし、ミスも多いしで仕事が進まないことが多いんですよね。


・事務職のBさん

 

小さな会社の一般事務として働いています。朝9時に出社をしたら午前中は書類作成やデータ入力。昼食後は、郵便物の仕分け、郵送といった軽作業、車内の電話対応をして夕方6時には退社します。


「未経験オッケー」とのことだったので、パソコンにそんなに詳しくなかった私でも業務をこなせるようになりました。

 

給料も悪くないし、退社時間も決まっているから自分の時間も確保できるのはとてもありがたいと思っています。ただ、簡単な作業が多いがために最近はちょっと仕事内容がつまらなく感じてきました。

 

「はあ…。また今日も同じことの繰り返しか」と思うとモチベーションが上がらず、なかなか仕事を進められなくなることがあります。

仕事が進まない理由

仕事が進まないのはなぜなのでしょうか?こちらで考えられる理由を見ていきましょう。

全ての仕事を完璧にこなそうとする

「分からないことはすべて事前に調べておこう」「質問されそうなことはくまなく拾っておこう」と100%完璧にしようとすると、なかなか仕事は進みません。

 

完璧を求めるがゆえにスピードは遅くなるし、情報量が多すぎて結局は何を伝えたいのかが分からなくなるといったことも起こります。

 

ある程度出来上がったら、まずは上司に提出してみてフィードバックをもらったほうが効率が良い場合もあります。完璧にしようとすればするほど、スピードが落ちるばかりか、時間をかけた割にクオリティーが上がらないこともあるのです。

無駄な仕事ばかりやろうとする

仕事がなかなか進まない理由に、今やっている仕事の要点、ゴールが定まっていないこともあげられます。要点が分ってないからこそ、あれもこれも詰め込みたくなり、結果として無駄なことが増えてしまうのです。

 

例えば「販売する商品のターゲットを決める」というゴールがあるとしても、その目標が分かってないと、商品の細かい性能や値段といった現段階ではそれほど関係ない部分にもこだわったりしてしまいます。それでは仕事がなかなか進みません。

 

無駄な仕事をしないためにも、今やっている仕事の目標を決めておく必要があります。

仕事の優先順位をつけることができない

引き受けた仕事のゴールがきちんと定まっている場合であっても、「ゴールまで行き着くにはどうすれば良いのか」を順序立てて考えられていないと、仕事が進まなくなります。

 

「まずは資料を作成して、誰々に提出して、そこから…」といった、やることの優先順位が把握できていないと、あっちに行ったりこっちに行ったりしまうからです。

 

ゴールを決め、どうすれば効率よく仕事をこなしていけるのかを逆算して考える習慣をつけることが大切です

仕事を効率的に進めることができない

受けた仕事を、その都度ゼロから考えているようではなかなか仕事が進まなくなります。「全く見たこともない新しい仕事」に毎回遭遇するわけではありません。あらかじめ作ったテンプレートやフォーマットなどを活用すれば効率化できることも多々有ります。

 

また、パソコンのタイピングなど基本的な技術を身につけてないがために作業が進まない場合も有ります。最初は面倒かもしれませんが、作業効率を上げるための最低限の技術は習得している必要はあると言えます。

指示されたことしかできない

新入社員など、まだ仕事に慣れていない時の「指示待ち」は仕方のない事です。しかし、いつまでも人からの指示がないと動けないのでは、仕事が進まなくなります。

 

本人だけではなく、上司も指示を逐一出さないといけなくなるので、周りの人の手も止める事になってしまいます。

 

自分で仕事を探してまず行動する事により、仕事のスピードは上がります。また、報連相によりフィードバックをしっかりもらえば経験値が増え、仕事のスキルアップにもつなげることができます。

反省しないので何度も同じミスをする

どれだけ気をつけても人はミスをするものです。しかし、「仕事に対しての責任感が薄い」人ほど反省、改善をしない傾向にあります。また、「プライドが高い」人も間違いを認めたくないので、なかなか反省ができない傾向にあります。

 

その結果として同じミスを繰り返します。ミスが多いと、その度に修正を加えないといけないので仕事が進まなくなりますよね。

 

 h3 全ての仕事を引き受けてしまう

成長のためには数をこなすことも必要です。しかし、人には許容量がありますので、それを越えた量の仕事を引き受けてしまうと、処理が追いつかずに仕事が進まなくなってしまいます。

 

また、人には得意不得意は必ずありますから、頑張ってもなかなか処理できない「向いていない仕事」はどうしてもあります。

 

向いていない仕事までたくさん引き受けてしまうのもキャバオーバーをしてしまい、結果として仕事が進まなくなってしまいます。

他の人へ仕事をパスすることができない

先ほどの「すべての仕事を引き受けてしまう」という項目でも述べましたが、人によって「向いている仕事、向いていない仕事」があります。仕事内容によっては得意な人にふった方が効率的な場合もあります。

 

しかし、「他人を信用できない」もしくは「周りの人は忙しそうだから自分がやらなきゃ…」と他の人へ仕事をパスすることができないと、一人で抱え込むことになり、結果として仕事が進まなくなってしまいます。

仕事を先延ばしにする

「これは難しそうだから…」「他にやらないといけないことがあるから」と目の前にある仕事をことあるごとに先延ばしにしまうのも、仕事が進まなくなる原因となります。

 

先延ばしにすると未完了の仕事がどんどんたまってしまい、結果として処理が追いつかなくなってしまうのです。

 

その場は面倒だと思っても、後回しにせずに先に済ませてしまうことが、将来的により面倒くさい事態が起こることを防いでくれます。

仕事に興味を持つことができない

仕事に慣れてくると、徐々に作業化してしまい仕事への興味が持てなくなってしまうこともあります。「なんかつまらないな…」とやる気が起きないと仕事は進まなくなります。

 

いくら慣れた仕事であっても、そこで思考停止しないで「より効率良くできないだろうか」「何か違った結果を出せないだろうか」といったように仕事に興味を見出そうと努力してみるのも良いでしょう。

 

また「作業興奮」といって、最初は面倒だと思ってもいざ手をつけ始めると徐々に調子が出てくると言った経験は誰しもしたことがあると思います。やる気が出なくても、とりあえず手をつけてみるというのも一つの手です。

仕事が進まない人の改善策

仕事が進まない人のための改善策をあげていきます。ぜひ参考にしてみてください。

仕事ができる人の真似をする

仕事の現場ではマニュアルにはないようなイレギュラーな事態はよく起こるものです。その度に手が止まるようでは、なかなか仕事は進みませんよね。

 

どのようにイレギュラー対応をするのかは、仕事ができる人を真似てみるのも一つの学習方法になります。効率よくテキパキ仕事をこなしている人の言動を普段からよく観察し「こういう場面ではこういう対応をするのだな」といった対処法をたくさんストックしておきましょう。

 

もし、尊敬する上司や先輩がいるのなら、なるべく近くで仕事ができるようにして徹底的に学べるようにするのが良いでしょう。

仕事を効率的に進めるには絶対量をこなし慣れる

最初から何でもうまくできる人はいません。今現在が優秀で効率よく仕事をこなしている人でも、最初はトライアンドエラーを繰り返しながら成長してきたはずです。

 

「失敗するのは怖い、恥ずかしい」と思って、行動を起こさなかったら何も変わりません。「これでいこう」と方向性が決まったらまず信頼する上司に相談してみましょう。

 

行動を起こしつつ逐一フィードバックをもらうようにすると「自分に何が足りないのか?」「これからどう改善すれば良いのか?」が見えてきます。実行→フィードバック→実行の繰り返しで要領をつかんでいくのです。

 

効率的に仕事ができるようになるためには量をこなして慣れることも必要になります。

目標と期限を決めて計画的に仕事をする

仕事が進まないのは、仕事のゴールが決まっていないことも一つの原因として挙げられます。ゴールとは営業であればものを売ることであり、資料作りであれば「どういう情報があればクライアント(上司)のニーズを満たせるのか」をしっかりと把握することです。そこがわかってないと「あれもこれも」と無駄な作業をやりがちになります。

 

そして、ゴールが決まったら、「どれくらいで完了できるのか?」を計算してスケジュールを組み、期限を決めて仕事に取り掛かるようにしましょう。期限があればそこに向けて動きやすくなります。

 

やみくもに仕事を始めるのではなく、まずは目標(ゴール)と期限を決めてから動くようにすると、スムーズに仕事を進めることができます。

無理な仕事は引き受けないようにする

どれだけやる気があっても、人には能力の限界というものがあります。仕事量はもちろん、自分が不得意とする仕事までもむやみに引き受けてしまうと、処理しきれなくなり仕事が進まなくなります。

 

「自分はどれだけこなせるのか?」「この仕事を納期までに終わらせられるのか?」をしっかりと見極めて、それ以上は引き受けないようにするのも仕事をスムーズに進めるための一つの方法になります。

 

「周りに迷惑をかけたくない」「人に頼むのは申し訳ない」という気持ちもあるかもしれません。しかし、仕事が滞ってしまう方が会社にとって不利益になりますので、無理な仕事は他の人にお願いすることも大切になってきます。

日々反省をして成長する

人はどれだけ経験を積んだとしてもミスはしてしまうものです。しかし、そこでしっかりと反省しないと、また同じことを繰り返してしまいます。ミスがあるとその度に一手間が増えるので、仕事が進まなくなりますよね。

 

「なんとなくもう大丈夫だろう」と振り返りが甘いと、同じ場面に出くわした時に「あれ、どうするんだっけ?」となりがちです。

 

そういった事態を減らすためにはメモをきちんととっておくことをお勧めします。書くことによって「なぜ自分はミスをしたのか?」「これから自分はどうすればミスをしなくなるのか?」をきちんと言語化できて、より自分の中に落とし込むことができるからです。

 

また、メモを見返すことにより「どうすればいいのか忘れた」ことを防ぐことができます。

仕事が進まない理由が他人にある場合の対処

仕事が進まない理由が自分以外の場合もあります。対処法と合わせて見ていきましょう。

会社

優先的に行うべき仕事があるにもかかわらず、「お客様の電話対応」「商品の説明」「支払いの管理」など、一人当たりがやらないといけない業務量が多いと、なかなか手をつけられなくなります。

 

どんなに効率を上げたとしても処理をしきれないのであれば、社員の能力にかかわらず、そもそもの人数が借りていないことが考えられます。その場合は、人材補填を求めるのが一つの対処法になると言えます。

 

また、社内設備に異常がある場合も仕事が進まなくなる要因となります。

 

コピー機が故障していれば毎回コンビニまでコピーをしに行かないといけなくなるし、もし夏にエアコンが故障していたら、暑くて集中力がそがれてしまいます。そういった場合は早急に修理などの対応を会社に求めましょう。

上司

集中して仕事に取りみたいのに、上司が無関係な雑務を大量に押し付けてきたり、理不尽なダメ出しばかりをしてきたら仕事が進まなくなります。

 

適切なフィードバックであれば良いのですが、ただ怒られるだけで結局「どこが悪いのか?」「どうすれば改善できるのか?」の指示がなければ、上司の憂さ晴らしになっているだけです。

 

そういう場合は直接上司に指摘するのは難しいと思いますので、人事に相談するなどして対応してもらいましょう。

 

自分では対処しきれない場合は、どんどん他の人に頼るようにしましょう。

まとめ

「自分では頑張っているつもりだけど仕事がなかなか進まない」「周りの人はどんどん仕事が進んでるのになんで自分はこんなにも進まないのだろう」とお悩みの方は多いのではないでしょうか。

 

ただ、闇雲に仕事に取り組むのではなく、まずは今やっている仕事をもっと効率よくできないかを考えてみましょう。

 

それでも解決できないのであれば、そもそもが自分が処理しきれない仕事を受け持っていることも考えられます。その場合は「周りの人に頼る」ということも大切になってきます。

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