退職願は手書きでないとダメ?作成前に知っておくべきこと!

退職願は手書きでないとダメ?作成前に知っておくべきこと!

退職が決まり、いざ退職願を準備するとなった際の「手書きで作成しなければならないのか?」「そもそも退職願って何を書くの?」「何を用意すれば良いの?」等の疑問を解消していきます。また、退職願の作成から提出に至るまでのポイントもご紹介します!


退職願は手書きで作成するべき?

どちらでも問題は無い

退職願を手書きで作成するのか、もしくはパソコンで作成するのか悩む方も多いと思います。結論から言えば、法律上では手書きであってもパソコンで作成しても問題は無いとされています。

そもそも、退職する時には雇用の解約の申し出をすれば良く、法律による細かな指定はありません。したがって、必ずしも書面による作成の必要は無いため、極端に言えば、伝える手段が口頭のみであったとしても会社からの承諾があれば退職は成立します。

しかし、口頭による申し出だけでは場合によっては、トラブルが生じたときに証拠を提示することができないため 、実際には書面で退職の旨を伝えるようにしましょう。

手書きで作成するメリット

一般的な方法である

現在ではパソコンで作成する人も増えてはいますが、退職願は手書きで作成するのが一般的という考えの人がまだまだ多いです。また、退職願は重要な書類であるため、自身が書いたことを証明するという意味も含めて手書きが一般的とされています。

誠意が伝わりやすい

もちろんパソコンによる作成であってもマナー違反では無いですが、やはり手書きで作成した方がパソコンよりも誠意が伝わりやすいでしょう。自分が今の会社を円満に退職したいと考えているなら、手書きで作成するほうが良いかもしれません。

パソコンが苦手な人でも作成出来る

パソコンの扱いがそれほど慣れていない方であっても手書きでの作成ならば問題なく作成することが出来ます。自分にはパソコンでの作成は少し難しいと感じる方には、手書きで作成することも一つの方法としてお考えください。

手書きで作成するデメリット

綺麗に作成しづらい

手書きで作成する場合に、自分の字にあまり自信が無く、綺麗に書けるか不安という方には手書きでの作成は少しハードルが上がってしまうかもしれません。簡単に、綺麗に作成したいのであればパソコンで作成するのがお勧めですが、就業規則に手書きの指定がある場合もあります。

そのように特別な場合は、罫線のある用紙を使う、もしくは退職願を書くための専用の用紙を購入するなどして手書きであっても綺麗に作成出来るように工夫しましょう。

手間が掛かる

手書きでの作成はパソコンに比べて手間や時間が掛かってしまいます。退職願の作成に時間を取られたく無い方、手間は掛けたくないという方は手書きよりもパソコンによる作成の方が良いかもしれません。

上司に破られても複製できない

手書きで退職願を用意した場合、万が一上司に破られてしまった、捨てられてしまったなどの場合に、もう一枚用意して書き直すのは面倒だと思います。

パソコンで作成した方はもう一度コピーするだけなので、そこまで手間は掛かりませんが、手書きだとそうはいきません。相手側と「出した、出していない」などの余計なトラブルを避けるため、また、証拠として残すためにも提出する前に一度コピーを取っておくと良いと思います。

迷ったら手書きで作成する

手書きの作成によるメリットやデメリットを紹介してきましたが、それでも手書きか、パソコンか決められないという方には、手書きで作成することをお勧めします。就業規則などに指定があれば当然それに従うべきですが、記載や指定が無いのであれば手書きで作成するほうが無難です。手書きで作成したほうが最後まできちんと誠意が見せられるので、より円満退社に近づけることが出来るでしょう。

退職願を書く前に知っておくべきこと

退職願と退職届の違い

退職願を書くにあたり、まずは退職願と退職届の違いを知っておく必要があります。

まず最初に退職願についてですが、これは会社やその経営者に対して労働契約の解約を願い出る(申し出る)ための書類であり、提出した後でも会社が承認する前であれば退職を撤回することが出来ます。

一方で退職届とは、会社側に対して一方的に退職を届け出る書類であり、退職願とは異なり会社側に対して退職の意思表示を一方的に伝えるためのものです。そのために退職届が受理された時点で退職が成立し、基本的には提出後の撤回をすることは出来ません。提出し、一定の期間が経過した後に退職となります。
 
つまり、退職願は撤回可能ですが、退職届は撤回出来ないものと考えてください。より自身の退職への気持ちが強いという場合には退職届を提出しましょう。

提出するタイミング

退職願を提出するタイミングですが、法律では退職する2週間前までに退職の意思表示をすれば良いと決められていますが、遅くとも1ヶ月前までには提出することをお勧めします。退職時には仕事の引き継ぎなどもあり、自分が考えている以上に時間が掛かることもあるため早いに越したことはありません。また、会社によっては就業規則に退職願についての提出期間についての記載がある場合もあり、事前に自分で確認しておくようにしましょう。

また、提出する時についてですが、退職願をいきなり提出するのではなく、事前に上司に対して「ご相談したいことがあるのですが、お時間いただけないでしょうか?」などとアポを取るようにしましょう。伝える時間帯としては、就業時間前後がベストなタイミングです。

退職を伝えるべき相手

退職することを決めた後、始めに伝えるべき相手は自身の直属の上司です。直属の上司とは、所属している部署において、自分の業務やスケジュールを管理してくれている人のことです。もし、いきなり直属の上司以外の人に相談してしまうと、直属の上司の顔を潰すことになってしまい、思わぬトラブルを招きかねません。

また、退職が決定するより先に周りの人に話すことも、余計な混乱を招く可能性があるため避けたほうが良いでしょう。

パソコン(PC)で作成する方法

ワード(word)で作成する

退職願をパソコンで作成しようと考えている方はワードで作成するかと思います。
インターネットで検索してもらうと退職願のテンプレートが出てくると思いますので、そちらを使って作成するのが良いと思います。

また、パソコンでの作成といっても、内容の全てをパソコンで打ち込むのではなく、自身の名前や日付に関しては手書きで行うようにしてください。

作成後、印刷をすると思いますが、その際に一枚多く印刷しておくことをおすすめします。手書きでの作成であっても同様ですが、もし何らかの理由で、もう一枚用意しなければいけなくなった時、コピーをとっておくことで、すぐに対応することが出来るからです。

手書きで用意する時に必要なもの

退職願を作成するに当たって、具体的に何を用意する必要があるのかを紹介します。ご自身で作成する際には是非こちらを参考にしてください。

用紙、便箋

退職願を作成する際に使用する用紙は、コピー用紙か便箋が一般的です。コピー用紙の場合には白色で無地のものを用意して下さい。また、便箋の場合でも白色のシンプルなものを用意し、どちらの場合であってもビジネスの場に相応しいと思われるものを使うようにしましょう。

用紙について会社側から特別に指定がある場合にはそれに従うようにしてください。

続いて用紙のサイズについてですが、基本的にはA4サイズのもの、もしくはB5サイズの用紙のどちらかを用意すれば大丈夫です。こちらに関しても会社側から特別指定があれば別ですが、どちらのサイズを選んだとしてもマナー違反とはならないので、自身の用意しやすい方で構いません。

ペン

退職願を書く際のペンについてですが、基本的には黒のボールペン、もしくは万年筆を用意するようにしてください。油性ペンか水性ペンかについてはどちらであっても構いません。また書いた文字が後から消せてしまうようなタイプのものは使ってはいけません。自分で使った時に書きやすいものを使って綺麗に書くことの出来るものを選びましょう。

退職願を入れる封筒

退職願を入れる封筒ですが、色は白色の無地の封筒を使うようにし、茶封筒は使わないようにして下さい。また、封筒に郵便番号を記入するためのマスが印刷されて無いものが望ましいです。

続いて封筒のサイズですが、こちらは退職願を作成した際に選んだ用紙の大きさによって異なってくるので、以下に簡単にまとめておくので参考にしてください。

・A4サイズの場合:長形3号(120×235 mm)
・B5サイズの場合:長形4号(90×205 mm)

退職願の書き方(見本付き)

縦書き?横書き?

退職願を書く際、縦書きで書く場合と横書きで書く場合のどちらで作成した方が良いのでしょうか?

退職願は縦書きでの作成が一般的ですが、最近では会社名に英語が入っているなどの理由で横書きでの提出を求める企業もあります。その場合には企業の指示に従うようにし、特に指定がなければ縦書きで作成するようにしましょう。

また、縦書きの場合でも横書きの場合でも書く内容は変わりませんが、日付や宛名をを先に書くなど、順番が変わってくるので注意する必要があります。

書くべき内容・ポイント

実際に退職願に書く内容や手順、ポイントを確認していきます。また、退職願の見本も載せておきますので、ご自身で作成の際に参考にしてください。

【縦書き時の手順・見本】


①1行目中央に「退職願」と書きます。

②2行目の一番下に「私儀」もしくは「私事」と書きます。

③3行目の先頭から本文を書きます。書く内容は以下の通りです。

「このたび、一身上の都合により、○○○○年○月○日をもって、退職致したく、
 ここにお願い申し上げます。」

このように退職願では、退職を願い出る形で書き終わります。また、ここに記載する日付は、前もって上司の方と相談して決めた日付です。分からない場合いは確認するようにして下さい。

④1行空けて退職願の提出年月日、所属している部署、自身の名前を書き、名前の下に捺印をします。

⑤最後に宛名を書きます。
宛名には会社の正式名称と代表者の名前を書いて下さい。

会社の名前の(株)なども省略せずに「株式会社」と記載しましょう。また、代表者の名前の下に「様」もしくは「殿」を付けるのを忘れないように気を付けましょう。
ここでのポイントとして、代表者の名前は自分の名前の位置よりも上にくるように書くことを意識してください。

【横書き時の手順・見本】


①1行目の中央に「退職願」と書きます。

②2行目に右寄せで提出する日付を書きます。

③左寄せで宛名を書きます。縦書き時と同様にして会社の正式名称、代表者の名前を記載します。

④1行空け、右寄せで自身の所属部署、名前を書きます。この時、名前の横の捺印を忘れないように気をつけてください。
 
⑤名前から2行空け、右寄せで「私儀、」もしくは「私事、」と書きます。

⑥次の行から本文を書きます。書く内容は縦書き時の内容と同様です。

⑦最後の行に右寄せで「以上」と書きます。

横書きであっても基本的に書く内容は大きく変わらないですが、日付や宛名など一部内容の順番が縦書きの場合と異なっているので、その点に注意して作成するようにして下さい。

封筒に関するマナー

封筒に記載すべきこと

封筒に書く内容ですが、まず封筒の表側中央に「退職願」と書きます。
次に、裏面の左下に自身の所属部署、名前を記載します。

封筒の入れ方、用紙の折り方の注意点

一般的に退職願は三つ折りにして封筒へ入れます。まずは用紙の下から3分の1を上側へ折り返し、次に上側3分の1を被せるように折ります。

その後封筒に入れるのですが、この時、用紙の書き出しの右上の部分が、封筒の裏側から取り出した時に右上にくるように入れて下さい。また、封筒に入れた後、封をする必要はありません。

まとめ

以上が退職願を用意する際の手順やポイントです。

手書きで作成する場合、パソコンで作成する場合のどちらであっても社会人としてのマナーを意識し、最後までしっかりと誠意が伝わるように心掛けましょう。そうすることで自身の円満退社により近づいていくはずです。

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