退職はどう伝えるのが正しい?伝える流れとポイントと注意点

退職はどう伝えるのが正しい?伝える流れとポイントと注意点

「退職したい!」と思っても、退職意思の伝え方がわからずに会社を辞めることができない人は少なくありません。さらに、わからないまま退職意思表明をしてしまい、トラブルを起こしてしまうこともあります。円満退社するために必要な”伝える”のポイントを紹介するので参考にしてみてください。




「上司に退職したいと伝えたいけど、どうすればいいの?」


「退職の正しい流れは?」


「退職する意思を伝えるときに注意点は?」


このように、退職に関して不安を抱えている方は多くいらっしゃいます。誰しもが円満に退職したいと願っていますし、会社側も円満に退職手続きを進めたいと考えているはずです。

 

今回は、退職する時の流れや、退職の意思を伝える際のポイントを詳しくご紹介します。これから退職の意思を会社に伝えようと考えている方は参考にしてください。


円満退社するには"伝える"が重要

はじめに、会社を円満退社することを目指すことを念頭に置いて行動しましょう。誰しもが、今まで築き上げた人間関係を壊したいとは考えていませんよね。円満に退職できれば、退職した後も良い友人として付き合っていけるかもしれません。

一般的な退職の流れ

会社を円満退社するために、一般的な退職の流れを知っておきましょう。

 

①退職の意思をしっかり固める

②固めた退職の意思を伝える


③上司と話し合い、退職の決定を決めて、退職願を提出する

④同僚や後輩に自分の仕事を引き継ぎしていく

⑤退職日当日、お世話になった方へ退職の挨拶をする

 

上記にまとめたのが、一般的な退職の大まかな流れです。この流れは、会社によって異なります。例えば、仕事によってはあまり引き継ぎ作業が生じないこともありますので、自分の職場に合わせた退職の流れをイメージしておくと良いでしょう。

 

また「どうしても精神的に辛くて1日も早く会社を退職したい」という方は別ですが、ある程度自分に余裕がある方は、会社の都合も考えた上で退職時期を検討することをおすすめします。

上手く伝えれば話がスムーズに進む

「伝える言葉」を工夫することで、退職の話がスムーズに進みます。上司を刺激しないように冷静に伝えましょう。

 

また、会社に対して不満があって退職をしたい方は、会社への不満が原因で退職することを悟られないように注意して下さい。中には、優しい上司で「それが不満だったんだね、分かったよ。」などとスムーズに退職を受け入れてくれるかもしれません。


しかし、多くの場合、会社は人手不足の問題を抱えているため従業員を辞めさせたくないと考えているでしょう。

 

そのような場合、不満をぶつけても、「改善するから退職を考え直してよ」などと引き止められてしまいます。自分は退職の意思を伝えたつもりだけど、上司は引きとめたつもりになっていて、なかなか退職の話が進まないケースも少なくありません。

 

退職の意思を伝える言葉を工夫して、スムーズに話が進められると良いですね。

上手く伝えるためには事前準備が重要!

退職の意思を上手く上司に伝えるためには、事前準備が重要です。事前準備には、さまざまなことが含まれますが、主に準備しておきたいことは下記の通りです。

 

・退職の意思を固める

・退職理由を考える

・上司にアポを取る

・就業規則を確認する

・転職先を決めておく…etc

 

退職するには、これらの事前準備をしておく必要があります。「少し大げさでは?」と感じる方もいるかもしれませんが、円満かつ自分の希望通りに退職するにはしっかりと事前準備をしておくことが重要です。

 

例えば、退職理由をしっかりと考えておかなければ、引き止められたり深く突っ込んで聞かれたりした場合に、しどろもどろな回答をしてしまうかもしれません。その結果、会社の圧に負け、希望通りの退職にはならないでしょう。

 

そのため、円満退社するための事前準備が重要なのです。

退職意思を伝える前の準備

先にご紹介した退職意思を伝える事前準備について、一つずつ詳しくご説明していきます。

退職意思を固める

冒頭から何度も述べているのが「退職意思を固める」ことです。これは、意外にも多くの方ができていません。

 

自宅で「退職したいな」と考えていても、いざ上司に退職を申し出た時に上司の圧に負けて、引きとめられて退職話が流れてしまうという方が多いのです。上司にとっては、部下が退職していく経験は初めてではないと思います。


そのため、退職を切り出してきた部下への対応は慣れていると思います。しかし、退職志願者にとっては退職話をすることはほとんどないと思うので上手く伝えることができない人もいると思います。

 

このように、上司と退職志願者の間には意識の差があるため、退職話を上手く流されてしまう可能性があります。流されてしまわないためにも、まずは自分の中で「絶対に退職するんだ」という強い意思を固めてください。

 

時には、あなたを引きとめるために直属の上司だけではなく、数人の上司と面談をすることになるかもしれません。しかし、何人もの上司と面談をしたとしても、自分の退職意思が変わらないことを見せれば会社側も退職を認めざるを得ないはずです。

 

そのため、しっかりと自分の退職意思を固めておきましょう。

退職理由を考える

退職の事前準備として必要なことの一つに「退職理由を考える」ことが挙げられます。これは多くの方があらかじめ考えていることでしょう。

 

ここで注意したいのが、退職理由は「個人的な理由」にすることをおすすめします。なぜなら、個人的な理由は会社ではどうにもできないからです。具体的には下記のような理由が良いでしょう。

 

・結婚を機にパートナーの勤務先付近に引っ越すことになったため

・両親の介護があり仕事を続けられなくなったため

・違う分野に興味があり、今後は転職して新しいことに挑戦したい

・体調を崩しており、しばらくの間しっかりと休養を取り回復したいため

 

上記のような個人的理由で退職を申し出る人を、会社は引き止めづらいはずです。そのため、退職理由としては個人的な理由をおすすめします。

 

しかし、退職理由が会社への不満しか思いつかないという方も少なくありません。嘘の退職理由を述べても問題はありませんが、バレた時に会社に迷惑がかからない嘘を考えておきましょう。

 

例えば、上記で挙げた理由で「結婚を機に」と嘘をついてしまうと、会社からお祝いをもらうなど取り返しのつかない状況になってしまうかもしれません。退職理由は、個人的な理由がおすすめですが、嘘をつく場合にはバレても問題ないものかしっかりと判断した上で伝えましょう。

上司にアポを取る

退職意思を伝えるために、あらかじめ上司にアポを取っておくと良いですね。「アポなんて取らなくても上司はいつも同じ部署で仕事をしているけど」という方も、しっかりとアポを取りましょう。

 

アポと言っても「お忙しいところ申し訳ございません。今後のことについてお話があるので、後でお時間をいただけないでしょうか?」などの前置きで、退職意思を伝える準備をしておきます。

 

この時に、直属の上司が怖いからと言って、他の上司に退職の話をするのは避けましょう。自分の直属の部下が、自分を飛び越えて他の上司に大切な退職の話をすることは、直属の上司のプライドを傷つけてしまうことになります。

 

その結果、退職とは別のトラブルが起こり、円満退社とはいかなくなってしまうかもしれません。もし、会社を辞めたい理由が直属の上司だったとしても、頑張って直属の上司に退職の話をするべきです。そして、直属の上司が聞く耳を持たない場合には、飛び越えて他の上司に相談することは問題ありません。

就業規則を確認する

退職の意思を伝える前に、会社の就業規則をしっかりと確認しておきましょう。

 

就業規則には、退職に関する重要な事項が記載されている場合があります。そこでよく確認しておきたいのは、「退職を申し出るまでの期間」についてです。

 

就業規則では、「退職日の1ヶ月前に申し出ること」などのルールを設けている会社が多いです。これは、退職者の後任を見つけたり仕事の引き継ぎをしたりするための時間がないと、急に人が減ってしまって業務が回らなくなってしまう状況を防ぐためでしょう。

 

一方、労働基準法では、「退職志願者が退職を申し出てから14日で退職できる」という法律が定められています。確かに、ブラック企業などでなかなか辞めさせてもらえないという方は、この法律に従って会社を辞めても問題ありません。

 

しかし、円満退社したいと考えている方は、会社の就業規則に従って行動すると良いですね。

転職先を決めておく

退職と転職活動は同時進行で行われるのが一般的です。もちろん、貯金があり退職後も少しの間、自分の時間を楽しむことができる方もいるでしょう。しかし、多くの場合が退職と同時に転職活動を行なっているのが現状です。

 

また、退職の意思を伝えると必ずと言っていいほど上司に聞かれるのが「次の転職先は決まっているのか?」ということです。転職先が決まっていることで、会社は退職を認めざるを得ない状態になります。

退職意思を伝えるポイント

続いて、退職意思を伝える際のポイントを4つご紹介します。下記のポイントを押さえておくことで、スムーズな退職話ができることでしょう。

余裕を持って希望の退職日を伝える

退職希望日がはっきり決まっている方は、余裕を持って希望日を伝えましょう。余裕というのは、就業規則に記されている退職を申し出る期間くらいが良いですね。

 

しかし、転職活動も進めていく中で新しい転職先との兼ね合いもあり、急遽1ヶ月後には来て欲しいなどと言われてしまうこともあるでしょう。現職の退職を申し出る期間が「2ヶ月前」と決められていた場合、退職をすぐに申し出ても1ヶ月では辞めさせてもらえない可能性もあります。

 

一度、現職の会社と転職先に相談してみて妥協し合うように促してみましょう。

閑散期に伝える

退職の意思を伝えるタイミングですが、会社の閑散期を狙って上司に退職の意思を伝えましょう。閑散期に話すのと、繁忙期に話すのでは全く印象が異なります。

 

閑散期を狙って退職の意思を伝えた場合、上司も心に余裕があり退職を受け入れやすくなるはずです。また、業務にも余裕があるため、退職志願者の後任を探したり求人活動を行って新しく人を雇う時間的余裕があります。

 

一方、繁忙期またはこれから繁忙期に入るというタイミングで退職の意思を伝えてしまった場合「何で今言ってくるんだ?」と仕事ができない人として判断されてしまうでしょう。確かに、そこの会社は辞めてしまうのでどう思われても良いと考えているかもしれません。しかし、円満退社を望むなら会社の都合も考えて行動することが重要です。

上司が忙しくない時間に伝える

先にもご説明しましたが、直属の上司に退職の意思を伝えるのに上司にアポを取る必要があります。

 

アポを取るタイミングですが、上司が今から外出する時や会議に向かう時など、忙しい時間帯にアポを取ると、せっかく取ったアポも流れてしまいかねません。ある程度上司の仕事が落ち着いたタイミングを見計らって伝えましょう。

 

アポさえ取っておけば、上司の仕事が落ち着いたタイミングでこちらから話しかけやすいですし、気の使える上司ならば上司の方から話を持ちかけてくれるかもしれません。

前向きな退職理由を伝える

退職理由は、前向きな理由の方が、会社側も退職を認めざるを得ない状況になります。例えば、「将来の目標のためにジョブチェンジをしなければいけない」という理由であれば、誰も止めることができないでしょう。


しかし、「労働条件に不満があるから」、「人間関係がうまくいっていないから」などの後ろ向きな退職理由を伝えてしまうと、「これから改善していくから退職を撤回してくれないか?」と引き止めにあうきっかけとなります。


そのようなことがないように、引き止めにくい前向きな理由を伝えることをオススメしています。

退職を伝える時の注意点

退職を伝える時の注意点を4つご紹介します。これらに気をつけるだけで、円満退社できる可能性がグッと上がりますので意識してみましょう。

直属の上司に伝えること

退職の話は、直属の上司に伝えましょう。先述の通り、直属の上司を飛び越えて他の上司に退職話をしてしまうと、直属の上司のプライドを傷つけ関係がこじれてしまうかもしれません。

 

退職話とは別のトラブルに巻き込まれて、気持ちよく退職できなくなってしまいます。「他の上司にもお世話になったから退職の意思を伝えておきたい」と考える方も多いですが、まずは直属の上司に伝えてください。直属の上司が退職を納得したら、他の上司にも挨拶をして良いのか確認しておくと良いですね。

会社への不満は言わない

退職の意思を伝える際には、会社への不満は言わないことが鉄則です。なぜかというと、会社への不満が理由で退職を申し出ていると思われてしまい、「不満や待遇を改善するから退職しないでくれ」と引き止められてしまうからです。

 

もし、改善すると言われて引き止められても退職する意思は変わらずに、はっきりした退職理由が浮かばなくなってしまいます。会社側としては、「会社への不満だけで辞めるのではないのか?」と疑問に思われてしまうでしょう。

 

また、会社への不満をぶちまけてスッキリして辞めたいと考える方も少なくはありませんが、不満をぶちまけてもお互いに嫌な気分になって退職することになるだけです。できるかぎり円満退社をめざしているのなら、会社への不満は心の内にしまっておきましょう。

上司に伝える前に同僚に言うのはNG

上司に退職の意思を伝える前に、同僚に伝えてしまうのも避けましょう。同僚が口を滑らせて退職意思がいろんな人に広まり、直属の上司の耳に入ったら心証を悪くしてしまいます。

 

さらに、同僚に退職の相談をすることもおすすめしません。本当に心から信頼している同僚なら別ですが、「退職を考えているんだよね」などと気軽に話してしまったら、やはりそれが噂話として広まってしまい直属の上司の耳に入るかもしれません。

 

退職の話は、意思をしっかり固めてから自分で直属の上司に伝えましょう。

退職相談を朝してしまうと一日業務に集中できない…

上司に退職の意思を伝えるのは、できれば業務が終わった後などにすると良いですね。出勤して間もない朝から伝えてしまうと、上司との関係がギクシャクしてしまったり、仕事に集中できないかもしれません。

 

集中できないせいで、業務に支障が出て周りに迷惑をかけてしまうことも考えられます。退職の話は、話しても仕事に影響がない業務終了後などがおすすめです。

退職を直接伝えるのが苦手な人

退職を伝えるのは、できる限り直属の上司に面と向かって話すと退職意思がはっきりしていることが伝わりやすいです。しかし、どうしても面と向かっては言いにくいという方も多くいます。

退職を直接伝える勇気がない…

退職を直接言えない人には、どのような状況が考えられるでしょうか。

 

・直属の上司からのパワハラが酷くて言い出せない

・熱血上司で退職することを認めてくれなさそう

・先日他の人が退職したばかりで言い出しづらい…etc

 

これはごく一部ですが、退職を直接伝える勇気がない方は少なくありません。「退職を申し出たら、退職日まで働きづらくなりそう…」などの不安を抱えて言えない方もいるでしょう。

メール、ライン、電話で伝える

退職意思を直接口頭で伝える勇気がない方は、メールやライン、電話などで退職意思を表明しましょう。

 

一般的に退職の意思を述べるときには口頭が良いとされていますが、あくまでもマナー程度だと考えて良いです。「口頭で伝えなければならない」という法律はなく、メールでも手紙でも電話でも退職の意思を述べれば退職できます。

 

また、メールやラインで退職の意思を伝えると、伝えた日にちや事実がデータとして残るため、のちにトラブルに巻き込まれてしまったときにも証拠として使用できるはずです。

退職代行を利用する

最後の手段として、どうしても自分から退職の話をすることができない方は「退職代行サービス」を利用することも考えましょう。

 

退職代行サービスは、自分の口から一切退職に関することは述べずに、退職に関する全てのことを代行してくれるサービスです。即日退職したいという方におすすめします。退職代行会社にとっては、しっかり有休消化をさせてくれるように会社に話してくれるところもあるので数社の退職代行サービスを比べてみると良いでしょう。

 

退職代行サービスは費用がかかってしまいますが、精神的に辛く一人では退職できない方はぜひ検討してみてくださいね。


【退職代行を利用するメリット】

・確実に退職できる

・即日に退職できる ・自分で退職手続きを行わなくても良い


【オススメ退職代行】

『退職代行 ニコイチ』

退職代行『ニコイチ』は業界の中で最も古株の会社です。そのため、実績が豊富で安心して退職を任せることができます。もう一つ注目すべきポイントはサービスの価格です。ニコイチの利用料金はEXITの3/5です。質の高いサービスを低価格で提供しているのが『ニコイチ』の強みです。


退職代行「ニコイチ」

 



『退職代行 汐留パートナーズ』

退職代行『汐留パートナーズ』の1番の特徴は、退職代行を弁護士が担当してくれることです。退職における交渉をするためには、弁護士資格が必要になります。そのため、有給消化や未払い給料の請求を希望する方は、『汐留パートナーズ』を利用することをお勧めします。



退職代行『汐留パートナーズ』

 


『退職代行 EXIT』
『EXIT』は退職代行のパイオニアです。様々なメディア掲載実績が業界NO.1で今、最も注目されている退職代行です。また、転職サポートも充実していることから退職後のことまで安心して任せることができます。


退職代行「EXIT」



まとめ

本記事では、退職の意思を伝える方法について詳しくご説明してきました。今回のポイントは以下の通りです。

 

・円満退社を目指すなら「上手く伝える」、「伝えるタイミングを考える」ことが大切

・最初に直属の上司に退職意思を伝える

・直接言えないなら、メールやライン、電話で退職意思を伝えても良い

・どれも自分ではできないなら「退職代行サービス」を使おう

 

退職を申し出ると、引きとめられてしまってなかなか辞められないという方は多いでしょう。自分の意思をしっかりと固めることが重要ですので、今回ご紹介したポイントをしっかり押さえ円満退社を目指してくださいね。

この記事のライター

新卒で入社した会社を8ヶ月で退職しました。
経験者だからわかる退職ノウハウを書きます!

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