履歴書をメールで送付する時はパスワードなしでいいの!?

履歴書をメールで送付する時はパスワードなしでいいの!?

履歴書をメールで受け取ることを求める会社が増えています。応募者としては、手書きで理履歴書を作成するよりも、時間をかけずに準備することができるようになりました。しかし、履歴書を電子化することで、より一層、個人情報の管理に気をつけなければいけなくなりました。

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最近は、手書きで履歴書を作成せずに、メールで履歴書を送ることが増えていると思います。履歴書が電子化されることで、作成が楽になる一方で、個人情報保護には、より一層気をつける必要がでてきました。この記事では、履歴書の個人情報を保護するために、パスワードをかける方法とパスワードがかかった履歴書を送付する方法について紹介していきます。

パスワードがかかっている履歴書の作成方法

ファイルはPDFかWord

おすすめのファイルはPDFもしくはWordです。Wordは、多くの会社で利用されているので、履歴書のデータを扱いやすく、管理しやすいです。PDFは、OSの違いによって文字化けすることがありません。Wordだと、MacとWindowsのOSの違いによって文字化けする場合があります。相手のOSが分からない場合は、Wordで作成したものもPDFにして送った方が相手の環境に関係なく、読み込めるのでおすすめです。

セキュリティのためにパスワードをかける

履歴書には、自分の経歴から住所、電話番号まで個人の情報がたくさん載っているので、セキュリティ対策のために、パスワードをかけて送りましょう。その場合は、履歴書のデータを送るメールとパスワードを載せたメールの2つのメールを送信しなければいけません。また、履歴書のデータを載せたメールには、パスワードをかけたこととパスワードを載せたメールを送ることを伝えなければいけません。特に、個人情報が、気にならなければパスワードをかける必要はありませんが、昨今は企業側も個人情報の取扱に慎重になっているので、セキュリティをかけた方が情報管理ができるという点で評価してもらえるかもしれません。

パスワードなしで送付となっている場合

企業側が履歴書の送付の条件として、パスワードなしと決めている場合は、パスワードをかけずに送りましょう。パスワードをかけることで、データを管理しづらくならないように、企業によってパスワードをかけないよう指示があることもあります。

履歴書をメール送付する時パスワードは不要なの?

履歴書をメール送付する時のパスワードは必ずしも必要ではありません。

ただ、パスワードをかけておかないと個人情報やプライバシーの面であったほうがいいと言われています。今の時代だと簡単に個人情報が盗まれてしまいます。

これが顧客の情報が記載されていたものであったり、あなた自身の履歴書であったりするとどこかで悪用されてしまう可能性も否定できません。


マナーとしてはパスワードは必要でないかもしれませんが、つけておくことをおすすめします。その際はパスワードと履歴書を添付したメールは別々に送っておくと良いです。




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パスワードのかけかた

WordからPDF形式への変更

1.Wordのファイルを名前を付けて保存
2.ファイル形式を選択
3.PDFファイルを選択

パスワードのかけ方

1.Lhaplusのインストール
2.ファイルを選択
3.zip圧縮(pass)を選択
4.パスワード入力

履歴書を添付するメールを作成する方法

件名を書く

まず、メールで重要なのが正しい件名を書くことです。企業は、1日に何十件何百件のメールを確認しています。件名で、用件が伝わらないとメールを開いてもらえなかったり、見過ごされてしまうので、件名で履歴書を添付していることが分かるように、書きましょう。例えば、「中途採用総合職応募の件/履歴書添付/氏名」など一目でメールの内容が分かる件名にしておくと、採用担当者は分かりやすいです。

メールの文面は簡略に

ビジネスメールに慣れていない人の失敗として、メールの本文が長すぎて、読む側に何が言いたいのか伝わらない文章になってしまっていることです。特に、インターネット上に紹介されているメールの例文をコピペするだけの人に多いのですが、例文は誰に送っても間違いのない内容を紹介されることがほとんどなので、自分なりにカスタマイズした文を作成した方が良いでしょう。

メールの6つのポイント

①件名は、分かりやすいものにする。
例:中途採用総合職応募の件/履歴書添付/氏名
 :履歴書送付の件/氏名
 :中途採用応募の件/氏名 など

②宛先
企業名と部署名と採用担当者名を書きましょう。採用担当者の名前が分からない場合は、採用ご担当者様と書きましょう。

③名前
自分の名前を名乗りましょう。初めて連絡する場合は、「初めまして、〇〇です」などと名乗りましょう。

④用件
応募した経緯、履歴書を添付したことを書きましょう。

⑤締めのあいさつ
添付した履歴書の確認のお願いなどを書きましょう。

⑥署名
氏名、郵便番号、住所、電話番号、メールアドレスの順で書きましょう。


【例文】

株式会社〇〇
採用ご担当者様

初めまして、◯◯(名前)と申します。

この度、〇〇(求人名)で貴社の求人情報を拝見し、〇〇職(希望職種)に応募させて頂きたいです

まずは、メールにて履歴書等の応募書類を送付させていただきますので、ご査収頂きますようお願い申し上げます。

なお、履歴書のファイルにはパスワードを設定しております。
パスワードはこの後のメールでお送り致しますので、併せてご確認を頂きますようにお願い申し上げます。

大変ご多忙なところ恐れ入りますが、ご確認、ご検討をいただき、一度、面接の機会をいただけますと幸いです。

何卒、宜しくお願い申し上げます。


◯◯(名前)
〒◯◯◯ー◯◯◯◯(郵便番号)
東京都◯◯区◯◯ (住所)
TEL ◯◯◯ー◯◯◯ー◯◯◯(電話番号)
taishokumaeni@☓☓☓.jp (メールアドレス)

【例文】

株式会社
採用ご担当者様

お世話になっております。
先ほど、履歴書を送付いたしました〇〇です。

履歴書のファイルに設定されておりますパスワードは以下の通りです。
-------------------------
パスワード:*************
-------------------------

お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

◯◯(名前)
〒◯◯◯ー◯◯◯◯(郵便番号)
東京都◯◯区◯◯ (住所)
TEL ◯◯◯ー◯◯◯ー◯◯◯(電話番号)
taishokumaeni@☓☓☓.jp(メールアドレス)

まとめ

いかがだったでしょうか?

履歴書をメールで送る場合に、パスワードなしで良いのか分からない場合は会社に確認してみましょう。

最後まで、ご覧いただきありがとうございました。

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