退職の一言がわからない!挨拶はテンプレートで簡単メッセージ!

退職の一言がわからない!挨拶はテンプレートで簡単メッセージ!

退職の挨拶をする時に、一言メッセージを求められることがあると思います。しかし、どのような内容を誰に伝えれば良いのか、そもそも退職する際に挨拶は必要なのか、などの疑問がありますよね。退職の挨拶をする際のポイントやコツを全てまとめているので参考にしてみてください。




退職日はお世話になった会社の上司や同僚とのお別れの日です。最後の最後で印象が悪くなるようなことがないように、しっかりと準備をして、気持ちよく送り出してもらいましょう。


この記事では、退職の挨拶についての重点ポイントをまとめています。 そのまま使える、退職挨拶の例文をシチュエーションに合わせてそれぞれ用意したので、是非参考にしてみてください。

1.退職の挨拶で話す一言メッセージは必要なのか?

明日は退職日だ。

「退職日には軽く挨拶をしてもらうから、簡単に一言メッセージを考えてきてね。」と上司に言われたけれど…


「誰へのメッセージなのか?」

「どのような内容を伝えれば良いのか?」

「いつ挨拶をすれば良いのか?」


わからないことが多いですよね。何も準備をせずにノリで当日を迎えた結果、上手く話せなくて恥をかいてしまったと言う話も聞きます。そのようなことがないように、退職の挨拶を成功させるコツと注意するべきポイントを参考にしてみてください!

退職の挨拶をする風習がある会社の特徴

退職の挨拶には会社特有の風習があります。全体に対して挨拶をする時間があるのか、個人に挨拶回りをするのか、どちらもあるのか、どちらもないのか、会社によって様々です。


全体の前で退職の挨拶がある会社の特徴


・昔からある伝統的な会社

・団結力があり仲間意識が強い会社

・上層部に体育会系の人が多い会社


このような会社では、マナーに厳しいです。全体での退職の挨拶を疎かにしてしまうと注意されたり、今後の関係にヒビが入ることもあるので入念な準備を心がけましょう。


個人にだけ挨拶回りをする会社の特徴


・人間関係の向上に力を入れていない会社

・少数精鋭の会社


退職の挨拶は一言にまとめて簡単に

退職の挨拶をしなければいけないと身構える必要はありません。あくまでも、お世話になった人への感謝の気持ちを伝えることができれば良いので、簡潔にまとめて話すだけで十分です。


逆に、まとまりのない内容をだらだらと話してしまうと聞いている側にも迷惑をかけてしまいます。会社によっては、独特な風習があることもあるので、気の知れた同僚や上司にアドバイスをもらうのも良いと思います。前回の退職した人の挨拶内容を元にしたアドバイスをもらえるのが一番参考になると思います。

2.退職の挨拶回りをする時間と相手

退職日の1日の流れ

退職日は「退職の挨拶」、「退職手続き」、「業務引き継ぎの最終確認」、「借りていた備品の返却」など立て込んでいるのでバタバタすると思います。そうならないために、退職日にやらなければいけないことをまとめて、おおよそのスケジュールを立てましょう。


【始業前】


掃除


最終日はいつもより早い時間に出勤して、デスク周りの掃除をしましょう。必要のないものは処分して、会社への返却物をすぐに返却できるように整理、そして私物はカバンの中に片付けましょう。始業後に掃除をすると周りに迷惑をかけるので、人がいない時間に掃除するのがポイントです。


【午前中〜夕方】

 

業務の引き継ぎの最終確認


業務の引き継ぎは1ヶ月ほど前から始めて、最終日には確認だけの状態が望ましいです。実際に後任者が業務を回してみて、わからないことなど不安は解消しておきましょう。退職後にも業務が滞りなく回せる状態にすることもあなたの責任です。


備品の返却や書類の受け取り


退職日には会社から貸与された備品などを返したり、退職後に必要となる書類を受け取ったりしなければいけません。1日の予定を詰め込みすぎて、事務手続きをしている余裕がなくならないように気をつけましょう。


【定時の2時間前】

メールの一斉送信


お世話になった、上司や同僚への退職のメールを送ります。定時の1時間前〜2時間前が良いとされています。定時前はバタバタすると思うので、文章は事前に用意しておきましょうね。


部署が違うお世話になった人への挨拶


社長などの個別で挨拶したい人もいるかと思います。メールの一斉送信後に、上の役職の人から順に挨拶に回りましょう。もし、相手の時間がなかった場合は、後に回してもいいですし、最悪の場合、一斉送信のメールだけで済ませてしまってもいいと思います。


【定時の1時間前】

退職挨拶の準備


最後の退職の挨拶が定時後に行われると思います。緊張すると思うので、定時の1時間前までには自分のことを済ませて落ち着いた状態にしましょう。やり残したことがないかをチェックリストで確認するといいと思います。


【定時後】

お菓子配り


お菓子配りは必須ではないですが、お世話になった方々への感謝の気持ちとして、何か渡すと気持ちよく退職できるでしょう。お菓子選びに困ってしまう方もいると思いますが気持ちが大切です。あまり悩みすぎずに、その土地の有名なものなど、多くの人に好まれるものが無難でしょう。

退職の挨拶をするのに適した時間

退職の挨拶をするのに適した時間は相手に余裕がある時間帯です。例えば、始業前、休憩時間、定時後です。オススメなのは、自分がやるべきことを全て終えた定時後です。やり残したことがないので、思い残すことなく気持ちよく最後の挨拶をすることができると思います。

退職挨拶回りをする相手と順番

退職の挨拶回りをする相手は、同部署の役職者、同僚、同期、得意先です。会社内の人への挨拶の順番は役職の位が高い人からです。


同部署内の役職者への挨拶


役職者とは、主任、係長、課長、部長、社長のことを指します。あなたが役職のない立場ならば、同部署内の役職者全員に挨拶をします。例えば、工場勤務の方は、勤務している工場の一番トップの人が部長である場合は、主任、係長、課長、部長に退職の挨拶をしましょう。


また、その会社で転勤をしていて、上司が変わっている場合は昔お世話になった上司への挨拶も忘れないようにしましょう。特に同業種に転職する場合は、決裁者との人脈は後々に役に立つかもしれません。挨拶をしておいて損はないでしょう。


挨拶をする時間帯に関しては、なるべく業務に支障がない時間を選びましょう。基本的には、最終出勤日の定時の1時間前が理想とされています。気をつけて欲しいのは、複数の人へ挨拶周りをするかと思いますが、役職の位が高い人から順に回るようにしましょう。気楽な気持ちで挨拶できるからといって、最初に同期への挨拶へ行くのはNGです。


仕事を共にした同僚への挨拶


今後、関わることがないだろうし、挨拶しなくていいと思う方もいるかと思いますが、退職の挨拶をすることがマナーです。親しい関係ではなかったとしても、一緒に仕事をしてきた仲間として、誠意を持って、お世話になった意を伝えることが大人の対応と言えるでしょう。


また、あなたが退職するために生じる仕事の負担を請け負うのは同僚です。感謝の気持ちとして、簡単な菓子箱を用意すれば喜んでもらえると思います。ただ、挨拶の順番を間違えないように気をつけてください、まずは上司からです。


同期入社のメンバーへの挨拶


よく、大学時代の同期は大切にした方がいいと言いますよね?それと同じ理由です。20代にできた友は一生の友だと言います。歳を取るにつれて、家庭を持つ人も増えていきます。年齢が近い、気を許せる仲間はなかなかできなくなり、仲のよかった人たちとの付き合いは少なくなっていきます。


相談相手として、友達として、気を許せる仲間との人脈が多いほど、今後の人生を豊かにしてくれるので、関係を保つためにもしっかりと退職の挨拶をしましょう。


得意先・取引先への挨拶


社外の得意先・取引先にメールを送る場合は、できるだけ早い方が望ましいです。社外の関係者との引き継ぎは社内より、さらに期間を要します。「最終出社の2週慣前〜4週間前」が理想とされています。


この引き継ぎがしっかりしていないと、社内の人間だけでなく、社外の人間まで迷惑をかけてしまいます。それがきっかけで、大きな損害を与えてしまう可能性もあるので気をつけましょう。


また、「退職のメールを一斉送信で済ませてしまっても良いのか?」と疑問に思う方もいる方もいるかと思いますが、一斉送信で問題ありません。むしろ、相手側からしてもできるだけ早い連絡が欲しいので、個別送信で連絡に時間がかかったり、送信できていないなどの連絡漏れがある方が逆に迷惑をかけてしまいます。

退職の挨拶回りで伝える言葉

退職の挨拶回りで伝える言葉の要点は3つです。


①退職する事実の報告

まずは、退職する事実を改めて報告する必要があります。既に、周知されていることだと思いますが、本人の口から退職することを報告しましょう。


②お世話になったことへの感謝の気持ち

2つ目の要点は、お世話になった感謝の気持ちを伝えましょう。何かエピソードを添えて感謝の気持ちを伝えることができれば、より気持ちが伝わりやすいでしょう。ただ、その際にネガティブな気持ちを伝えないように気をつけましょう。


例えば、今までの文句や愚痴を混ぜてしまうとお互いに良くない気持ちになるので控えましょう。


③今後の活躍を応援する気持ち 最後のポイントは、今後の活躍を応援する気持ちを伝えることです。今後のさらなる活躍を祈っていることを伝えることで、退職の挨拶を気持ちよく締めくくることができます。


3.退職の挨拶・一斉送信メールのテンプレ

退職挨拶の基本

退職の挨拶を行う目的は大きく分けて3つです。

・退職後の業務を滞りなく進めるための最終確認
・お世話になった方々への感謝の気持ちを伝えること
・会社への自分の思いを伝えること

会社によって、伝え方、伝える人が変わってくると思うので、以下のテンプレなどを参考にして、気持ちよく退職ができるように準備してください。

退職挨拶のNGワード

【NGワード1】
退職理由の詳細

退職する場合、その理由を詳細に伝える必要はありません。病気の場合や家庭の事情の場合でも「一身上の都合」で大丈夫です。逆に、伝えてしまうと話が長くなってしまったりして、めんどくさがられてしまいます。


【NGワード2】
長すぎる思い出話

何事も独りよがりにならないことが大切です。個人の思い出は全員が興味がある話とは限らないです。特に他の社員は業務に追われていたりするので、迷惑な話です。思い出話は、プライベートや送別会が適した場だと言えるでしょう。


【NGワード3】
ネガティブな話

さすがに恨み節を伝える人はいないと思いますが、会社の不満や嫌だったことを伝えるのは雰囲気を悪くしてしまいます。これからもその会社で働き続ける人たちのことを考えると、前向きな話が好ましいです。また、「今後は~した方がいいと思う」といった意見なども、退職のスピーチには適しません。

退職のスピーチテンプレ

スピーチは個別の挨拶とは違い大勢の前で話すので緊張しますよね。原稿を作りすぎても、当日飛んでしまうといけないので、ある程度の型を作っていく程度でいいと思います。ポイントは具体的なエピソードを盛り込んで感謝の気持ちを伝えることです。

【ポイント1】

お世話になった上司や同僚との仕事での思い出を話に盛り込むことで、印象に残りやすく、感謝の気持ちが伝わりやすくなります。

【ポイント2】

エールのメッセージを盛り込む。「お世話になったみなさまのご活躍とご健康を心よりお祈りしています。」などの前向きなメッセージでスピーチを終えることで、お互いに気持ちの良く締めることができます。

この度、一身上の都合により、本日をもちまして退職させていただきます。
私は入社して○年。上司や先輩方にたくさんのご指導をいただき、多くのことを学ぶことができました。入社当初は、〜〜〜もできなかった私を見捨てずに、最後まで向き合い続けてくれたみなさまからのご指導のおかげで成長することができました。
特に配属直後に教育を担当していただいた上司の◇◇さんをはじめ、先輩方には感謝してもしきれません。社会人として、多くのことを学ばせていただきました。
ここで培った経験は、私の人生にとって財産です。この経験を今後も活かしていくことがみなさまへの恩返しになると信じ、頑張っていきたいと思っています。
お世話になったみなさまのご活躍とご健康を心よりお祈りしています。
本当にありがとうございました。

退職の個別挨拶テンプレ

個別で挨拶を行うのは、社長など自分の部署以外にお世話になった方への挨拶か退職の挨拶をする習慣のない会社の場合です。この場合に気をつけたいのは、退職の挨拶をするための時間が確保されていないことです。相手の時間を頂いているので、簡単に終わらせることが望ましいです。

【ポイント1】

最初に声をかける時に、話しかけても良いかの確認を取る。「今、少しお時間いただいてもよろしいでしょうか?」のように相手に時間の余裕があるかどうかを確認しましょう。

【ポイント2】

簡潔に終わらせること。相手が社長ともなると、忙しく、対応している余裕がない場合が多いです。感謝の気持ちをたくさん伝えたいあまり、長々と話し込んでしまう人もいますが、一言で感謝の気持ちを伝えるくらいがいいと思います。

「今、少しお時間を頂いてもよろしいでしょうか?」

「本日をもって退職することになりました。今までお世話になりました。ありがとうございました。」

これ以降は相手のリアクションに合わせて対応しましょう。もし、相手が「今後はどうするの?」など話を繋げてきた場合のみ、話を続けるといった具合でいいと思います。

メール一斉送信のテンプレ

社内への一斉送信テンプレ

社員が多い場合など、直接全員に退職の挨拶をすることが難しいと思うので、メールでの一斉送信で大丈夫です。相手から失礼だと思われない3つのポイントと合わせて、実際に使える文章のテンプレートを紹介します。

【ポイント1】

件名はシンプルに伝わりやすいものにすること。メールの中には、迷惑メールや自分には関係ないものとして、読み飛ばされる場合があります。そのため、件名は趣旨がひと目で分かるものにしましょう。「退職のご挨拶(名前)」などのように、簡単なものにしましょう。

【ポイント2】

具体的な退職理由は書かないこと。一度書き始めると、どうしても退職理由まで細かく書きたくなるかもしれません。ですが、あまり込み入った話をしないのが、ビジネスマナーです。「一身上の都合」と書くにとどめるようにしましょう。

【ポイント3】

今後の連絡先を書くことはOK。今後も社内での関係性を維持し、連絡をとっていきたい方もいると思います。社内の場合は、挨拶メールに「試用の連絡先」を書いてもOKです。「今後連絡をいただける場合は、下記までお願いします」と添えるようにしましょう。そして、名前と所属先のみを書いたシンプルな署名をつけるのがポイントです。

件名:退職のご挨拶(退職太郎)


本文:◯◯事業部◯◯課の皆様、お疲れ様です。


このたび、一身上の都合により△月末で退社することになり、本日が最終出社日となりました。

在職中は大変お世話になり、誠にありがとうございました。
本来であれば、直接ご挨拶すべきところですがメールでのご連絡となり失礼いたしました。


在籍中はいたらぬ点もあったかと思いますが、お世話になりありがとうございました。
皆様から温かい叱咤激励の言葉をいただき、感謝しております。
業務を通じて壁に当たることもありましたが、多くのことを学ばせていただきました。
今後もこの会社で培った経験を、活かしていきたいと思っております。


退職後の連絡先は下記になりますので、今後ともご連絡いただけると幸いです。
メール:アドレス
携帯:番号


最後になりましたが、皆様のさらなるご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
今まで、本当にありがとうございました。

取引先への一斉送信テンプレ

取引先への一斉送信はOKとされていますが、相手から失礼だと思われない3つのポイントと合わせて、実際に使える文章のテンプレートを紹介します。

【ポイント1】

退社日をしっかりと明記しましょう。相手側からあなたに何か聞きたいことがあった時に、いつまでに連絡すれば良いかが伝わります。取引先からの連絡があなたの退社後になってしまい、取引が滞ってしまうなどの迷惑をかけないように気をつけましょう。

【ポイント2】

後任者の紹介をすること。仕事を引き継ぐ上で、相手に心配を与えないことが大切です。後任者が誰か伝えずに退職してしまうと、取引先の方が心配になってしまいますよね?そのような心配を与えないように、事前にメールでの通知、時間がある場合は、後任者とともに引き継ぎの挨拶に行きましょう。

【ポイント3】

退職後の連絡先は書かないようにすること。退職後の連絡先を書いて、その後のビジネスに発展してしまった場合、今いる会社に「顧客情報を利用している」と誤解を与えてしまうことがあります。どうしても書きたい場合は、上司などに相談してからにしましょう。

【ポイント4】

一斉送信で挨拶文を送る場合は、アドレスの漏洩に気をつけなければいけません。「To」に自分のアドレスを入れ、「Bcc」に送る相手のアドレスを入れます。最後の最後で大きな問題を起こしてしまわないように気をつけましょう。

件名:退職のご挨拶(株式会社◯◯ 退職太郎)

お取引先各位

いつもお世話になっております。株式会社◯◯の退職太郎です。

私事となり、大変恐縮ではありますが、一身上の都合により△月末で退職することになりました。最終出社日は△月△日の予定です。

在職中は大変お世話になり、誠にありがとうございました。
本来であれば、直接ご挨拶すべきところですが急なご連絡となり失礼いたしました。

後任は、同じ部署の××が務めさせていただきます。
後日改めて××がご挨拶に伺いますので、変わらぬご指導のほどよろしくお願い申し上げます。

末筆ながら、皆様のさらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。
大変お世話になり、ありがとうございました。

株式会社〇〇 退職太郎

定年退職の挨拶で一言

定年退職での挨拶は社員のみんなが注目する挨拶です。たとえ、一言だとしても、定年まで働いた方が最後どのような思いを迎えるのか気になると言う人も多いでしょう。


【ポイント1】

まずは感謝を伝えることです。

定年まで働く=最後の職場というわけですから、当然会社への思い入れも強いはずです。自分たちが手がけたプロジェクトが成功したことや、若手のみんなの活躍や、会社が成長した過程などを言うとより感動しやすくなるのではないかと思います。


【ポイント2】

あとは今後の目標であったり、第二の人生をどう送るかと言うことにも触れるといいと思います。定年退職後の生活というものはとても気になりますよね。

中には将来こんな老後を過ごしたいという思いを持ちながら働いている人もいるでしょう。

また、今後の目標や過ごし方などを伝えることで、退職してからも会社の人との付き合いが続く可能性もあります。


おかげさまで本日定年を迎えることができました。入社してから本日まで、辛いこと楽しいことを乗り越えながらの30年でしたが、あっという間にきてしまいました。
皆様のお力添えのおかげで、充実した生活を送ることができました。今後は趣味のゴルフを楽しみしながら、妻とともに第二の人生を謳歌するつもりです。
最後に皆様のご健康と、ご発展をお祈りしまして、挨拶に代えさせていただきます。これまでありがとうございました。

4.退職の挨拶を上手く伝えるポイント

簡潔に話す

退職の挨拶をうまく伝えるポイントは簡潔に話すことです。退職のスピーチでは、退職する事実、感謝の気持ち、今後の応援の3つの要点を伝えなければいけません。要点がまとまっていないスピーチになってしまうと、聞いている側の共感や感動をしてもらうことができません。

ゆっくりと話す

話すスピードをコントロールするのは、聞き手がスピーチの内容を理解するための前提条件です。どれだけ素晴らしいスピーチ内容だったとしても、聞いている側が理解できなければ自己満足になってしまいます。なので、適切なスピードは1分間に300文字程度と言われています。

原稿を棒読みしない

人前で話すのが苦手な人に多いのが前日に記憶した原稿を棒読みするパターンです。棒読みしてしまうと、せっかくの感動のスピーチが台無しになってしまいます。聞いている側が感情移入しやすいように、抑揚をつけて話し、アドリブも混ぜながら話すように心がけましょう。

全体に視線を合わせる

退職の挨拶はお世話になった会社の人たち全員に対するメッセージです。一人一人の顔を見ながら、全体に視線を合わせて話すようにしましょう。

5.退職の挨拶を切りだすきっかけはお菓子

個別で退職の挨拶回りをするときに話すきっかけがなくて困るという人は多いです。特に、役員など普段話すことがないような人はどのような話をすれば良いのかわからなくて、話しかけづらいと思います。そのようなときに役に立つのが、”お菓子”です。


「退職の挨拶をさせて頂きたいです。つまらないものですが、お菓子を持ってきたのでどうぞ」


このように、簡単な切り出し方で挨拶をすることができて、役職に就いている人から同僚まで全員に対応することができるので、話すきっかけがなくて困っている人はお菓子を利用してみてください。


退職の挨拶渡すお菓子の選び方は下記記事を参考にしてみてください。

退職の挨拶にお菓子は必要?円満退社にぴったりな菓子箱! | 働き方が学べるサイト

https://taisyokuagent.com/articles/22

退職の挨拶の時に菓子箱を用意していきますか?それとも挨拶だけで済ませますか?円満退社をするためには菓子箱は必ず持参しなければならない!という方もいると思いますが必ずしもお菓子を配る必要はないです。また、渡したいけれど、退職の挨拶に合った菓子箱の選び方がわからないと言う方に向けて菓子箱の選び方も紹介しています。

6.最後の挨拶までにしておくこと

退職日当日にバタバタしないためには、退職が決まった時から計画を立てて準備をして置かないといけません。例えば、引き継ぎの準備を事前に初めて置かないと、退職後に後任の方が大変な思いをすることになります。時系列に沿って、退職日までにやらなければいけないことを整理したので参考にしてみてください。

2~3ヶ月前

・就業規則を確認する

会社によって退職までの流れが異なるので、退職を決めたらまずやることが就業規則の確認です。「いつまでに連絡が必要なのか」などは必ずチェックしておいてください。 ・上司に退職の意思を伝える(退職願)

退職を決意したらまず、退職意思を伝えることから事が進みます。最初に伝える人は必ず直属の上司です。 ・退職日を決める

上司との話し合いで退職日を決定します。引き継ぎに必要な期間、有休消化に必要な期間を考慮して、退職日を決めていきましょう。


1ヶ月前

・引き継ぎ資料を作成する 後任者が決定したら、業務を滞りなく引き継げるように業務の進め方を資料にまとめます。後々になって、引き継ぎが間に合わなくなったりしないように、余裕を持って引き継ぎ計画を立てましょう。


2~3週間前
・取引先に退職の挨拶をする

後任者の紹介を兼ねて退職することを訪問して伝えます。直接会うことが難しい場合には、退職の挨拶メールを送りましょう。 ・会社の備品を返却する。

会社から借りていた備品類などは全て返却します。退職日当日には会社から貸与されていたパソコンや携帯電話などに加えて健康保険証なども返却します。 ・会社から受け取る。

雇用保険被保険者証や源泉徴収票、年金手帳などを受け取りましょう。


退職日当日

・退職の挨拶メールを送る。

定時の1~2時間前を目安に送ります。 ・退職の挨拶周りをする。

定時の1~2時間前までに、部署が違うお世話になった方々への挨拶回りをしましょう。挨拶回りの順番を間違えないように気をつけてください。役職が高い順に回ります。 ・退職挨拶 定時後に同じ部署内で退職のスピーチを行います(行われない場合もある)。それまでにしっかりと準備しておきましょう。

【退職理解はこれだけ】会社を辞める手続きがわかる虎の巻!

https://taisyokuagent.com/media/articles/11

会社を辞める時にやり方がわからなくて、なかなか次へ進めない人がたくさんいます!退職前より退職後の方がたくさんの事務手続きがあるって知ってましたか?そんな悩みもこれを読むだけで解決できます!退職で一番大切なのは事前準備です。今のうちに、しっかりと計画を立てましょう!

退職の挨拶を軽くしたい時は?

一口に軽くしたいと言っても人によって軽さの具合が違うので難しいですよね。しかし、軽めの挨拶ということでしたら、「今までありがとうございました。ますますのご繁栄を願っております」といったような典型的な挨拶をしていきましょう。

7.まとめ

最後まで読んでいただきありがとうございます。
意外と悩む退職の挨拶ですが、基本的にはテンプレート通りでいいと思います。下手に凝った思い出話をして、めんどくさがられるのも嫌ですよね。

皆さんが気持ちよく退職するために、少しでも役立てて頂けたら嬉しいです。

この記事のライター

新卒で入社した会社を8ヶ月で退職しました。
経験者だからわかる退職ノウハウを書きます!

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