入社承諾書とは?気をつけたい落とし穴と郵送後の辞退マナー

入社承諾書とは?気をつけたい落とし穴と郵送後の辞退マナー

内定が決まり企業から入社承諾書が送られてきた!と喜んでいる人もいると思いますが、入社承諾書の本当の意味を知っていますか? 正しい入社承諾書の書き方・渡し方のマナーを理解して、入社後のイメージアップができるように対策していきましょう!


入社承諾書の意味をあなたはきちんと理解していますか?

企業に就職するためには必ず提出しなくてはいけない、いわゆる事務的な書類と解釈している人は多いと思いますが、実は入社承諾書はあなたの将来を左右するとても大切な書類です。意味を正しく理解しないままに記入すると、入社前に恥を書くことになる可能性があります。

今回は、入社承諾書のあらゆることを詳細に解説していきます。

是非最後までご覧ください!

入社受諾書とは

入社承諾書とは、特別な理由がない限りその会社に入社することを約束するための書類です。内定者にとっては、「他の会社から採用通知があっても断り、内定承諾書を提出した会社で働く」といった意思を示します。

入社受諾書と内定受諾書の違い

入社承諾書、内定受諾書、入社誓約書は、内定時に入社することに同意したという同一の意味を示します。これらいずれかの書類をほとんどの企業で提出を求められます。

入社受諾書の目的

応募者の入社意思を確認しないまま入社準備を進めると、内定辞退が起きた場合に時間や労力を無駄に費やすことになり、採用活動を再び行えば、更にコストと時間が必要となり人員補充を予定していた部署での業務の進行に影響が出てしまいます。このような事態を防ぐために、企業側が入社承諾書で確実な内定者を確認しています。

入社承諾書の提出の意味

内定の決定

企業が内定を出したことに対しての双方の意思表示の確認が完了すれば、労働者と企業が労働契約を交わしたということになります。ただし、法的拘束力はないので、受諾書に違反すればいつでも企業側は内定を取り消すことができます。

理由なしで内定を取り消すことができなくなる

入社承諾書は、企業から内定の取り消しを受けないために提出するものです。単に企業への入社意思を示すためのものではなく、内定を確実にして自分を守るためのものであるということを忘れてはいけません。ただし、卒業できない、法を破るなど学生側から受諾書の約束を破ることがあれば、入社承諾書の提出に関係なく内定は取り消されます。

サインする前に確認するべきこと

入社承諾書には様々な条件が記されています。認識の相違を防ぐため、記名・捺印する前に内定承諾書の記載内容を細かく確認しましょう。

✔️入社日
入社承諾書に記載された入社日と、内定通達時に伝えた入社可能日と同じかを確認しましょう。特に在職中の場合は、退職日との兼ね合いもあるため、注意深く確認しましょう。日付が異なる場合は、担当者に連絡をする必要があります。

✔️業務内容
内定承諾書に記載された業務内容と、求人情報や面接時の説明と一致しているかを確認します。また、事業所や支店が複数ある場合は、希望した勤務地になっているかどうかも確かめましょう。

✔️給料・待遇
内定承諾書に記載された給料・待遇と、求人情報や面接時の説明と一致しているかを確認します。交通費の支給額や家賃手当、役職手当、残業手当や住宅手当一部支給など、給与以外の支給についても目を通しておくといいかもしてません。金額の記載が曖昧なものは、具体的な数字を提示してもらいましょう。

記載内容の交渉は可能か

上記で説明した条件については、入社承諾書の送付前に面談等で話し合うことが一般的です。条件を決める面談が無かったり、面談で話した内容と大きくかけ離れていたりした場合、承諾前であれば交渉は可能です。但し、交渉が失敗するリスクも高いので、交渉は慎重に行いましょう。

入社承諾書の郵送マナー

続いて入社受諾書の送付方法についてです。ビジネスマナーがいくつかあるので、ポイントとともに紹介します。

返信する際のポイント

内定承諾書は、会社側への正式な入社意思を示す重要な書類です。ビジネスマナーに気を付けて、記載ミスや内容の見落としがないかを確認してから返信しましょう。

返信時に気を付けたいポイントは以下の3つです。

①返信は早めに送る

企業側も入社の準備があるので、意思表示は早めに行うと印象がいいでしょう。他社の選考結果を待って入社を検討したい場合は、入社承諾書の返信期限の延長を相談するのがマナーです。

②添え状を同封する

書類のみ送付することは失礼に当たるため、添え状をつけることは基本的なマナーです。
郵送中の水濡れや折り曲げ防止のために、クリアファイルに挟んで封入するのが理想的です。

③封筒の種類

折らずに封入できる大きさの封筒で送付します。書類がA4サイズであれば角2がベストサイズです。中身が透けない厚手の白色無地のものがおすすめです。

添え状の書き方

本文に入社に向けた前向きな気持ちを端的にまとめて入れましょう。

【添え状の書き方ポイント】
・右上に提出日の日付を記入
・日付の下に自分の名前と連絡先を記入
・左上に宛名を入れる
・一目でわかるように件名は中心に入れる
・本文は目的がわかるように端的に書く
・同封書類は箇条書きで記入
・挨拶は拝啓から始まり、敬具で締める

入社受諾書の期限を延長する

入社を決めかねていて、期限までに入社受諾書が出せないという場合、入社受諾書の延長を相談しましょう。

期限の延長を願い出る際には3つのポイントがあります。

①早めに自分から連絡をする
②返事の期限を提示する
③延長期限は長くても1週間前後

内定の意思が固まっている場合は期限にかかわらずできるだけ早く返信しましょう。

日付を書く際のポイント

入社承諾書に記入する内容は、主に署名・捺印・日付の3つですが、中でも日付の記入は入社承諾書という契約書類において重要な項目です。

日付の重要性

契約書関連は、いつ契約したか、いつ承諾したかがとても重要になり、日付を間違えて記入するとその契約書の効力は無効となります。

記入ミスが故意的でなくても、採用担当者からすると悪い印象を与えることになり、社会的信用の低下にもつながるので、日付を記入する際には十分注意しましょう。


【日付を記入する際のポイント】
入社承諾書に記入する日付は基本的に提出日を書きますが、会社によっては入社日を書き込むこともあります。また、日付を記入する際は、基本的に和暦、西暦を統一します。会社から送られてくる書類に合わせて記入しましょう。

日付を間違えてしまった場合

日付を記入ミスした場合は、基本的に書き直しをする必要があります。採用担当者に新しい入社承諾書を送ってもらうように連絡をしましょう。

入社承諾書の書き直しは、再度送ってもらうという手間がかかるため、訂正するときの3つのポイントを押さえましょう。

①誤字部分に二重線を引く
②捺印
③その上に正しい日付を記入する

会社によっては二重線+捺印で訂正できない場合があるので注意しましょう。

郵送後の内定辞退方法

入社承諾書の提出後、辞退はできないのではないかと考える人が多いですが実際にはそうではありません。マナーを守って辞退を申し出ましょう。

電話で辞退を申し出る

辞退の意思を固めた際には、辞退が遅くなればなるほど企業に迷惑がかかるため、できるだけすみやかに企業に内定辞退の連絡をしましょう。誠意をもって対応することが大切です。直接お詫びを伝えるためにも、電話で担当者に直接、話すようにしましょう。

また電話だけだと記録に残りませんので、電話の前、もしくは後にメールを送り、履歴を残しましょう。また、電話をする際は、担当者が忙しい時間を避けてかけましょう。始業1時間後〜お昼休み前、または14〜17時ごろがオススメです。

簡潔に辞退の旨を伝える

理由を細く説明する必要はありません。先方から理由尋ねられた場合、正直に理由を伝えましょう。また、担当者が不在だった場合、伝言ですませるのは避け改めて電話をかけ直しましょう。

法的問題はない

企業が内定契約を取り消すには正当な理由が必要ですが、こちら側が取り消す場合、理由は必要ありません。企業が辞退をを不当に引き止めれば、企業側が違法になります。

辞退申し出のタイムリミット

辞退は権利として認められているものであり、行使しても法的には何の問題もありませんが、入社日の14日前までに申し出なければ退職扱いなります。内定辞退をする場合は、遅くとも14日前までに申し出ることが必要です。

まとめ

入社承諾書について正しく理解いただけましたか?
入社承諾諾書は、就職後の印象にも左右する大切な書類です。
ミスなく提出できるように十分注意しましょう。

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