職務経歴書にホッチキスはだめ?2枚以上の書類の提出方法!

職務経歴書にホッチキスはだめ?2枚以上の書類の提出方法!

2枚以上ある職務経歴書を提出するとき、皆さんはどのようにまとめていますか? ホッチキスでまとめている人もいると思いますが、実はホッチキス留めのまとめ方は良いとされていません!本記事では正しい職務経歴書のまとめ方、ホッチキス留めがダメと言われているワケなどを紹介しています。


転職の際に必要不可欠な職務経歴書のまとめ方について悩んだことはありませんか?

職務経歴書は2枚以上で提出する場合が多く、ホッチキス留めでまとめようか、クリップでまとめようか、それとも、まとめる必要がないのか、判断に迷いますよね!

今回は、正しい職務経歴書のまとめ方、なぜホッチキス留めが良くないとされているか、徹底的に解説していきます。

採用担当者から好印象を得るために、正しい知識をしっかり学びましょう!

是非最後までご覧ください(^^)

基本はホッチキス留めはNG!

書類選考を行う際に必要な資料は多いため、同じ資料が2枚以上ある場合は、同じ資料だとわかるようにまとめる必要があります。ではなぜ、資料をまとめる際にホッチキスを使用することが好ましくないとされているのでしょうか?

手間がかかる

職務経験書などの書類は、どの企業もファイリングをして保管します。ホッチキスでまとめられていると、ホッチキスの芯を取ってからファイリングをしなければいけなくなるので、とても手間がかかります。1人、2人だったらまだしも、何百人のホッチキスを外すとなると、とても面倒ですよね!

また履歴書を重ねれば、ホッチキスの部分のみが分厚くなり、非常に保管しづらい状態になります。相手側のことを考えると、ホッチキスでまとめられるととても迷惑ですよね。

コピーしにくい

職務経験書や履歴書は、面接担当者や採用担当など、多くの人が目に通す必要がある書類なので、縮小コピーをして配布される場合が多くあります。見やすさが重視される職務経歴書に、ホッチキスの芯が写っていたり、ホッチキスの部分が折り曲げられコピーされると、非常に見栄えが悪くなってしまいます。見にくい職務経歴書は敬遠されがちなので、十分に注意しましょう。

書類が傷つく可能性がある

ホッチキスを外す際に、書類が破れてしまったり、ホッチキスの跡で書類が傷ついてしまう恐れがあります。破れてしまうことは考えられにくいですが、万一に備え、ホッチキスで留めることは避けましょう。

針無しホッチキスはOK?

最近では針なしホッチキスというものが流行っていますが、針なしホッチキスも書類をまとめることには適していません!

以下が針なしホッチキスがふさわしくないとされる理由です。
✔️強度が弱い
✔️書類に穴が開く
✔️コピーの仕上がりが汚くなる
✔️破れやすい
✔️修正が効かない

企業側からホッチキスでまとめるように指示があった際でも、メリット・デメリットを考えると針なしホッチキスより、普通のホッチキスでまとめた方が良いです。

正しい職務経歴書のまとめ方

続いて、面接官から好印象の評価をもらうことができる、正しい職務経歴書のまとめ方についてご紹介します。

企業側からの指定に従う

企業側から資料をまとめる方法の指示があった場合、その指示に従います。ホッチキスで留めるように指示があった場合、左上・斜め45度で留めることが鉄則です。まとめ方の指示を見落とさないように細心の注意を払いましょう!

クリップでまとめる

ホッチキスでまとめてはいけないなら、何でまとめればいいのだろうか?と考えている人もいると思いますが、特に指示がない場合、クリップでまとめることがベストとされています。クリップもホッチキス同様、左上で留めることが鉄則です。色付きのものや、かわいらしい形のものではなく、銀色のゼムクリップ(フォーマルなもの)でまとめるようにしましょう。

クリアファイルに入れる

書類の万一の水漏れや折り曲がりを防ぐために、クリアファイルに入れて持ち運ぶことをお勧めします。折り曲がっていない綺麗な状態の職務経歴書を提出すれば、印象も良いですし、採用担当者に誠意を見せることができます。

ページ番号を振る

ページ番号を振るなどをして、相手がなるべく見やすくなるように心がけましょう。このような小さな気配りが高評価につながりますし、小さな気配りが、評価に差をつける場合もあります。ページ番号を振る際には「1/2、2/2」という形で振りましょう。

クリップを使うメリットとは?

書類をまとめるにはクリップが最適とご紹介しました。ではなぜ、クリップが最適なのでしょうか?クリップを使うメリットを紹介します。

✔️すぐに外せる
ホッチキスと違いクリップを使うことで、まとまった資料をすぐにほぐすことができます。

✔️汚れにくい
跡がつかないため見た目を綺麗な状態のまま保つことができ、好印象に繋げることができます。

✔️書類整理の無駄が省ける
ホッチキスでまとめた場合、書類を整理するにしても、保管するにしても、コピーをするにしても、芯を外す作業をする必要があります。作業の効率化を考えるとクリップの方が適していると言えます。

転職エージェントを活用しよう!

履歴書の内容、渡し方なご、細かい面で不安になっている人は転職エージェントを活用してみましょう!職務経歴書の添削、面接の練習、企業側との連絡など、多岐にわたってサポートをしてくれます。

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些細な気遣いを大切にしましょう!


些細な気遣いがあると、企業側もすごく助かりますよね。相手の立場になって考えて、少しでも気になったことがあるのなら、転職エージェントを利用するなどしましょう。


そのほかのきになる職務経歴書のマナーはこちらからご覧ください!

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まとめ

2枚以上の職務経歴書は、クリップでまとめる
ページ番号を振る、クリアファイルに入れるなどの工夫をするとGOOD

職務経歴書は、書類選考・面接においてとても重要な役割を担っています。だからこそミスは許されません!正しいまとめ方で面接官からウケる履歴書を目指しましょう!

最後までご覧いただきありがとうございました。

職務経歴書や履歴書に印鑑は必要?印鑑のマナーも紹介! | 働き方が学べるサイト

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