入社書類の封筒には何を入れるの?封筒の種類は何がいいの?

入社書類の封筒には何を入れるの?封筒の種類は何がいいの?

入社書類を提出する時の封筒を選ぶときにどれにしようか迷ったことはありませんか?茶封筒が良いのか?白封筒が良いのか?また、封筒の中には何を入れれば良いのか?間違った方法で入社書類を提出して、入社前に印象が悪くなることは避けたいですよね。正しい方法を紹介するので参考にしてみてください。

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企業から内定をもらうと、入社するまでに提出しなければいけない書類がいくつかあります。その中に「内定承諾書」というものがあります。

しかし、いざ内定承諾書を企業に送るとき、書類の書き方は間違っていないか、封筒の種類はどれがいいのかなど不安になりますよね。これから入社する会社に送る書類なので、間違った方法で提出してしまって印象が悪くなるのも困ります。

そこで今回は、内定承諾書の書き方や封筒の選び方、提出方法を解説します。

内定承諾書ってなに?

「内定承諾書」は企業から内定をもらった後に、その内定を受け、入社することを企業に約束するための書類です。一般的には採用が決まると必ず会社に提出しなければならないものです。

内定が決まると「内定通知書」が送られてきて、その書類と一緒に内定承諾書が送付されるので、会社に返送する形で内定承諾書を提出します。内定承諾書には、内定を承諾するという文面と労働契約に関する内容が記載されているので、すべてを確認し、署名・捺印をして提出します。

入社承諾書とは?気をつけたい落とし穴と郵送後の辞退マナー | 働き方が学べるサイト

https://taisyokuagent.com/articles/156

内定が決まり企業から入社承諾書が送られてきた!と喜んでいる人もいると思いますが、入社承諾書の本当の意味を知っていますか? 正しい入社承諾書の書き方・渡し方のマナーを理解して、入社後のイメージアップができるように対策していきましょう!

内定承諾書には添え状をつける?

内定承諾書だけで送ることはマナー違反です。内定承諾書を提出する際には、「添え状」を付けて送付します。

添え状はビジネスシーンで書類の表紙となるもので、送付する相手が書類の内容を一目でわかるようにするためのものです。

社会人にとって、書類に添え状をつけるのは基本的なマナーなので内定承諾書にも必ず付けるようにしましょう。

封筒の種類

内定承諾書と添え状の準備が整ったら、封筒に書類を入れて企業に提出します。書類を入れる封筒にもいくつかの注意点があるので確認しましょう。

(1)色は白

仕事上で契約書など正式な書類を送るときは白い封筒で送ることがマナーです。

茶封筒も仕事で使う場合がありますが、一般郵便物や事務的な書類を郵送するために使う封筒なので、内定承諾書を提出する場合は白い封筒を使う方が好ましいです。

茶封筒を使っても大きな問題になったり、採用取り消しになることはありませんが、封筒を選ぶ際にもマナーを守ることで印象を良くすることができるでしょう。

(2)サイズは送られてきたものと同じもの

基本的に封筒は送られてきたものと同じサイズのものを選びましょう。書類に折り目の状態で送られてきた場合は角型2号、三つ折りで送られてきた場合は長型3号の封筒で返送しましょう。

これは内定承諾書に限らず、仕事上で書類を郵送する場合は書類のサイズに合った封筒を用意することがマナーです。

(3)返信封筒の場合

内定通知書に返信封筒が同封されていた場合は、それを使って内定承諾書を郵送しましょう。

ただし、返信封筒で注意しなければいけないことは、宛名の「行」に二重線を引き、企業の場合は「御中」に個人名の場合は「様」に直すことです。返信封筒には、あらかじめ宛先や住所が書かれているので、宛名の「行」を直すことを忘れずに返送しましょう。

封筒の記入事項の書き方

封筒を選んだら、封筒の表と裏にボールペンで記入していきます。封筒の記入事項を紹介します。

(1)表面

・郵便番号、住所

都道府県や建物名を省略せずに書きましょう。また、郵便番号以外の番地などの数字は漢数字で書きましょう。

・会社名

会社名は(株)と省略することなく、「株式会社 〇〇」のように正式名称で書きましょう。会社名は書き間違いのないように、よく確認してください。

・宛名

住所よりも大きな字で書きましょう。宛先が会社の場合は、最後に「御中」、担当者の個人名の場合は「様」をつけましょう。

担当者の名前がわからない場合は「〇〇部〇〇課 採用後担当者様」と書くのもよいでしょう。部署名などや担当者名が書かれていると、受け取る側も一目でわかって書類が届きやすくなります。

・内定承諾書在中

縦書きの場合は封筒の左下に、横書きの場合は右下に「内定承諾書在中」と赤ペンで記載しましょう。そして、同じく赤ペンで「内定承諾書在中」の文字の周りを定規を使って四角で囲みましょう。

これを書くことで封筒の中身が内定承諾書だということが一目でわかり、重要な書類であることを示すことができます。

・切手

切手を貼るときに料金が不足していると、書類が送られずに戻ってきてしまったり、相手に不足料金を払わせることになってしまいます。

このような問題が起こらないように、料金をよく確認して切手を貼るか、不安な場合は郵便局で貼ってもらいましょう。

(2)裏面

・日付

記入した日付ではなく、投函日を書きましょう。左上に和暦から漢数字で記載しましょう。

・郵便番号、住所

表面と同じように都道府県や建物名を省略せずに、番地などは漢数字で書きましょう。

・氏名

宛名と同じように住所より少し大きく書きましょう。

・封字

書類を入れたら、封筒にのりづけして封をした後に封字を書きましょう。「〆」という文字を書き入れます。

書類の入れ方

書類を封筒に入れるときの注意点を紹介します。

順序

封筒に入れる書類の順序は上から添え状、内定承諾書、他の書類がある場合はその下に入れます。添え状は書類の表紙となるものなので、一番上にくるように入れましょう。

書類は折らない

内定通知書が三つ折りの状態で届いた場合は別ですが、書類に折り目がついていない状態で届いた場合は、返送するときも書類に折り目がつかないようにして送ります。

書類が折れないように、クリアファイルにすべての書類を入れて送るのが良いでしょう。

内定通知書が三つ折りで届いた場合は、返送するときも同じサイズで送るのがマナーなので、書類を正しい順序で重ねて三つ折りにして封筒に入れましょう。

提出するときの注意点

書類と封筒の準備ができたら、提出する前に最後の確認をしましょう。

間違いがないか確認

内定承諾書は大切な書類なので、内容に間違いがないかもう一度確認しましょう。

また、宛先が間違っていると届かなかったり、会社の名前が違っていて会社に失礼になることもあるので、封筒の記載にも間違いがないか確認してください。

期限は守る

ビジネスシーンでは期限を守ることがとても重要です。期限を守らない人は責任感がなく、仕事も任せられない人だと思われてしまいます。

入社する前から信用を失わないように、内定承諾書を送るときは何かトラブルがあっても期限内に提出できるように、期限に余裕をもって送りましょう。

入社書類が届かない場合

内定承諾書の書き方や封筒について紹介してきましたが、もし内定をもらった後に内定通知書が届かず、内定承諾書も提出できないという状況になったらどうすればよいのでしょうか?

内定が出ると、一般的に内定通知書などの入社書類が1週間以内に企業から送られます。書類が届くことが少し遅れているという場合もありますが、2週間以上経っても内定通知書が届かない場合は会社に連絡しましょう。

入社書類の封筒に在中がなかったら?

内定承諾書在中という朱印が封筒にスタンプされていない場合ですが、自ら赤ペンで「内定承諾書在中」と書ければ大丈夫です。

もし手渡しするなら入社書類を封筒に入れたまま!

もし手渡しで渡したい、手渡しで渡す機会があるという場合は、封筒に入れておくのがベターでしょう。ファイルに入れてそのまま渡すのは少し無礼だと感じてしまう人もいるので、封筒で渡すのがマナーではあります。

入社書類の封筒の書き方は横書き?縦書き?

書き方についてですが、縦書き横書き特に決まっておりません。個人の自由になっています。
しかし、宛名が横書きなら、自分の住所も横書きで統一するなど、一致させた方がいいです。

入社書類の封筒の宛名はどうすればいい?

部署宛てに書く場合は、「人事部◯◯課 御中」
個人宛てに書く場合は、「人事部◯◯課 山田 太郎 様」
個人名が不明な場合は、「人事部◯◯課 採用ご担当者様」
と記載しましょう。

まとめ

いかがでしたか?

内定承諾書は入社前に企業に送るもので、とても重要な書類でもあります。これから入社する企業に失礼がないようにマナーを守って提出しなければなりません。

添え状や封筒の種類・書き方などたくさんのルールがあって少し面倒ではありますが、内定承諾書だけでなく、これから仕事する上で守らなければならないマナーもいくつかあります。これからの仕事の予習だと思って、この記事を参考にマナーを確認しながら内定承諾書を提出しましょう。

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新卒で入社した会社を8ヶ月で退職しました。
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